Yhtiökokouskutsut, huoltopyynnöt, vastikelaskutus, päätösten arkistointi. Samat rutiinit joka taloyhtiössä, joka kuukausi, joka kevät. Automaatio hoitaa ne — ja vapauttaa isännöitsijän ajan siihen, mistä asukkaat ja hallitukset oikeasti hyötyvät.
Aloita alkukartoituksesta →Neljä esimerkkiä todellisten isännöintitoimistojen arjesta. Vuosisäästöt ovat aitoja arvioita käsityön ja automaation erotuksesta.
Ennen: Word-pohja auki, taloyhtiön tiedot käsin, esityslista käsin, tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus haalitaan eri tiedostoista. Tulostus, pakkaus, posti — osa sähköisesti, osa paperilla. 38 kertaa kevään aikana.
Jälkeen: Järjestelmä generoi kutsut taloyhtiöittäin, kokoaa materiaalit kirjanpidosta ja arkistosta, lähettää osakkaille valitun kanavan mukaan ja seuraa ilmoittautumiset reaaliajassa.
Säästö: 8 h/vko → 1,5 h/vko. Vuosittain noin 20 000 €.
Ennen: Asukas soittaa: "Hanakone vuotaa." Kirjoita lappu, selvitä taloyhtiö, selvitä huoltoyhtiö, soita, kuittaa, soita asukkaalle takaisin. Lasku saapuu kolmen viikon päästä — mistä se olikaan?
Jälkeen: Asukas tekee ilmoituksen QR-koodilla tai verkkolomakkeella. Taloyhtiö ja oikea huoltoyhtiö tunnistetaan automaattisesti. Huoltoyhtiö kuittaa työn järjestelmässä, lasku kohdistuu oikeaan taloyhtiöön ilman käsin selvittämistä.
Säästö: 10 h/vko → 1,5 h/vko. Vuosittain noin 22 000 €.
Ennen: Talousarvio Excelissä, vastikkeet käsin osakkeille, erityishankkeet erikseen, laskut tulostetaan, pakataan, postitetaan. Viitesuoritukset tarkistetaan käsin tiliotteelta. Muistutukset jäävät lähettämättä.
Jälkeen: Vastikkeet lasketaan automaattisesti talousarvion ja osakekohtaisten poikkeusten mukaan. Laskut lähtevät osakkaan valitsemassa kanavassa, viitesuoritukset kohdistuvat itsestään, muistutukset lähtevät 7, 14 ja 30 päivän kohdalla.
Säästö: 12 h/vko → 2 h/vko. Vuosittain noin 26 000 € — ja parempi kassavirta päälle.
Ennen: Hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset hajallaan mapeissa, sähköposteissa ja toisten isännöitsijöiden koneilla. Kun tarvitaan vanha päätös, joku selailee tunnin.
Jälkeen: Päätökset arkistoituvat automaattisesti pöytäkirjan laadinnan yhteydessä, indeksoituvat taloyhtiöittäin ja löytyvät hakusanalla sekunneissa. Hallitus näkee oman taloyhtiönsä päätöshistorian itse.
Säästö: 3 h/vko → 0,25 h/vko. Vuosittain noin 7 000 €.
Esimerkki: Kolmen isännöitsijän toimisto, 45 taloyhtiötä. Yhtiökokoukset, huoltopyynnöt, vastikelaskutus ja päätöshaku vievät arviolta 33 tuntia viikossa käsityötä.
Vuosikustannus: 33 h × 50 viikkoa × 30 €/h = 49 500 € vuodessa.
Automaation kustannus: 30–60 tuntia rakennustyötä = 3 900–7 800 € kertaluonteisesti.
Takaisinmaksuaika: 1–2 kuukautta. Sen jälkeen puhdasta säästöä — joka vuosi.
Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi isännöintitoimistonne päivittäiset työnkulut, tunnistan toistuvat rutiinit ja priorisoin ne. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.
En edusta yhtäkään isännöintijärjestelmää tai automaatioalustaa. Valitsen työkalun joka sopii teidän ympäristöön — oli se sitten nykyisen järjestelmänne oma laajennus, n8n tai yksinkertainen skripti.
Automaatiostartti — katso palvelu →
Syvempi katsaus: 10 isännöintitoimiston automaatioesimerkkiä ennen/jälkeen-vertailuineen →
Lisää esimerkkejä: 10 automaatiota jotka rakentuvat päivässä →
Kerro tilanteestanne — vastaan yleensä saman päivän aikana.