Isännöitsijän huhtikuu on kiireinen kuukausi. 40 taloyhtiötä, 40 vuosikokousta, 40 kutsupakettia. Tilinpäätökset, toimintakertomukset, esityslistat. Samalla asukkaat soittelevat hanavuodoista ja hallitukset kysyvät milloin pihatyöt alkavat. Vastikelaskut lähtee kuukauden alussa, muistutukset loppupuolella.

Jokainen vaihe vaatii erillistä käsityötä. Paperia, sähköposteja, Excel-taulukoita, soittelua.

Isännöinti on rutiinien liiketoimintaa

Isännöintitoimiston arki koostuu toistuvista tehtävistä: samat kutsut joka vuosi, samat huoltopyynnöt joka viikko, samat vastikelaskutukset joka kuukausi. Juuri tällaiset rutiinit automatisoituvat hyvin — ja juuri näihin rutiineihin hukkuu valtavasti aikaa nykytilassa.

Tyypillinen tilanne: Isännöitsijä hallinnoi 40 taloyhtiötä. Jokaisen vuosikokouksen kutsupakettiin menee 3–4 tuntia käsityötä. Kevään aikana se on noin 150 tuntia pelkästään kokouskutsuihin — ennen kuin itse kokouksiakaan on pidetty.

Näin isännöinnin paperityö hoituu automaattisesti

Alla on 10 esimerkkiä isännöintitoimiston arjesta. Kolme ensimmäistä näyttävät kokonaisia prosesseja: yhtiökokouskutsut ja materiaalit, huoltopyyntöjen välitys ja vastikelaskutus muistutuksineen. Seitsemän seuraavaa käsittelevät osa-alueita: päätösten arkistointi, asukasviestintä, vuosiraportit, korjaushankkeet, hallituksen kokoukset, osakeluettelo ja energiankulutus.

Päävirrat
Yhtiökokouskutsut ja materiaalit — Kuopion Isännöintikeskus Oy
~20 280 € / vuosi 8 h/vko → 1,5 h/vko

38 taloyhtiötä, vuosikokousten kutsut huhti-toukokuussa. Kutsut, esityslistat, tilinpäätökset, tilintarkastuskertomukset — jokaiselle erikseen.

  1. 1. Kutsun valmistelu

    Ennen: Avaa Word-pohja, täytä taloyhtiön tiedot, kokouksen aika ja paikka, esityslista. 38 kertaa kevään aikana.30 min/kokous
    Jälkeen: Järjestelmä generoi kutsut taloyhtiöittäin: tiedot, esityslista, liitteet automaattisesti. Tarkistus ja lähetys.5 min/kokous

  2. 2. Aineistojen kokoaminen

    Ennen: Tilinpäätös, toimintakertomus, talousarvio, tilintarkastuskertomus, vastike-esitys. Eri tiedostoista, eri järjestelmistä, yhdistettävä PDF:ksi.45 min/kokous
    Jälkeen: Kokousmateriaalit kootaan automaattisesti: kirjanpidosta tilinpäätös, arkistosta aiempi toimintakertomus pohjaksi, sähköinen PDF-nippu.10 min/kokous

  3. 3. Lähetys osakkaille

    Ennen: Osakasluettelo mappista, osoitteet Exceliin, tulosta kirjeet, pakkaa kirjekuoriin, vie postiin. Osa haluaa sähköpostilla, osa paperilla.2 h/kokous
    Jälkeen: Osakasrekisteri ajantasalla. Kutsut lähetetään valintansa mukaan sähköpostilla tai postitse (tulostuspalvelun kautta). Seurantalista.10 min/kokous

  4. 4. Osallistumisen seuranta

    Ennen: Kuka on ilmoittautunut? Sähköposteja, puheluita, paperilappuja. Valtakirjat vielä erikseen. Viime hetken kaaos.1 h/kokous
    Jälkeen: Sähköinen ilmoittautuminen ja valtakirjat. Lista päivittyy reaaliajassa. Äänestysoikeus lasketaan automaattisesti.10 min/kokous

  5. 5. Pöytäkirjan laatiminen

    Ennen: Kokouksessa muistiinpanot käsin, kotona puhtaaksikirjoitus, allekirjoitusten kerääminen, kopiot osakkaille.2 h/kokous
    Jälkeen: Pöytäkirjapohja täyttyy esityslistan ja päätösten mukaan. Sähköiset allekirjoitukset. Arkistointi ja jakelu automaattisesti.30 min/kokous
Ennen: 8 h/vko Jälkeen: 1,5 h/vko Vuosisäästö: 20 280 € Takaisinmaksu: 2 vk
Huoltopyyntöjen välitys — Savon Isännöinti Oy
~22 100 € / vuosi 10 h/vko → 1,5 h/vko

45 taloyhtiötä, ~200 huoltopyyntöä kuukaudessa: hanavuotoja, lämmitysongelmia, lukkoja, yleisten tilojen asioita

  1. 1. Pyynnön vastaanotto

    Ennen: Asukas soittaa: 'Hanakone vuotaa!' Kirjoita lappu, selvitä mihin taloon kuuluu, selvitä huoltoyhtiö.10 min/pyyntö
    Jälkeen: Asukas ilmoittaa pyynnön QR-koodilla tai verkkolomakkeella. Taloyhtiö ja osoite tunnistetaan automaattisesti.0 min

  2. 2. Välitys huoltoyhtiölle

    Ennen: Sähköposti huoltoyhtiölle: 'Hei, osoitteessa X on hanavuoto, asukas Y, puhelin Z.' Lähetä, odota kuittausta.10 min/pyyntö
    Jälkeen: Järjestelmä reitittää pyynnön oikealle huoltoyhtiölle taloyhtiön mukaan. Huoltoyhtiö näkee pyynnön omassa näkymässä.0 min

  3. 3. Asukkaan informointi

    Ennen: Asukas soittaa: 'Onko kukaan tulossa?' Soita huoltoyhtiölle, tarkista, soita asukkaalle takaisin.10 min/kysely
    Jälkeen: Asukas saa automaattisen päivityksen: 'Pyyntönne on välitetty. Huoltoyhtiö X tulee tänään klo 14–16.'0 min

  4. 4. Käynnin dokumentointi

    Ennen: Huoltoyhtiön lasku saapuu 3 viikon päästä. Mistä se oli? Soita huoltoyhtiöön, selvitä, kohdenna oikealle taloyhtiölle.15 min/lasku
    Jälkeen: Huoltoyhtiö kuittaa työn järjestelmässä: mitä tehtiin, paljonko aikaa, valokuvat. Lasku kohdistuu automaattisesti oikeaan taloyhtiöön.0 min

  5. 5. Hallituksen informointi

    Ennen: Taloyhtiön hallitus kysyy: 'Paljonko meillä oli huoltopyyntöjä tänä vuonna?' Kaivaa käsin sähköposteista.1 h/kysely
    Jälkeen: Hallituksen näkymä: kaikki pyynnöt, kustannukset, toistuvat ongelmat, huoltoyhtiöiden reagointiajat. Reaaliajassa.0 min
Ennen: 10 h/vko Jälkeen: 1,5 h/vko Vuosisäästö: 22 100 € Takaisinmaksu: 2 vk
Vastikelaskutus ja maksumuistutukset — Puijon Isännöintipalvelu Oy
~26 000 € / vuosi 12 h/vko → 2 h/vko

52 taloyhtiötä, yhteensä 1 800 osaketta. Vastikelaskut kuukausittain, maksumuistutukset erikseen.

  1. 1. Vastikkeiden laskeminen

    Ennen: Talousarvio, osakekohtaiset vastikkeet, erityishankkeet, vesimaksut — laske käsin Excelissä 52 taloyhtiölle.1 h/taloyhtiö/kk
    Jälkeen: Talousarvion mukaiset vastikkeet lasketaan automaattisesti. Poikkeukset (esim. hissilasku) kohdistuvat oikeille osakkeille.5 min/taloyhtiö/kk

  2. 2. Laskujen lähetys

    Ennen: Tulosta laskut, pakkaa, vie postiin. Osa sähköisesti, osa paperilla, osa e-laskuna. Kolme eri kanavaa.3 h/kk
    Jälkeen: Laskut lähtevät automaattisesti osakkaan valitsemassa kanavassa: verkkopankki, e-lasku, sähköposti tai paperi.15 min/kk

  3. 3. Viitesuoritusten käsittely

    Ennen: Pankkitiliote → vertaa laskuihin → kirjaa maksetut → korjaa virheet. Käsin 1 800 maksua kuukaudessa.6 h/kk
    Jälkeen: Viitesuoritukset kohdistuvat automaattisesti oikeisiin laskuihin. Epäselvät merkitään käsittelyä varten.30 min/kk

  4. 4. Maksumuistutukset

    Ennen: Erääntyneet laskut listalle, kirjoita muistutuskirje, tulosta, postita. Seuraavan kuun muistutukset 30 pv jälkeen.3 h/kk
    Jälkeen: Automaattiset muistutukset: 7 pv erääntymisen jälkeen ystävällinen, 14 pv muodollinen, 30 pv huomautusmaksuineen.15 min/kk
Ennen: 12 h/vko Jälkeen: 2 h/vko Vuosisäästö: 26 000 € Takaisinmaksu: 2 vk
Osa-alueet
Päätösten arkistointi ja haku
~7 150 € / vuosi 3 h/vko → 0,25 h/vko

Hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset mapeissa, sähköposteissa ja toisten isännöitsijöiden koneilla

  1. 1. Päätöksen kirjaaminen

    Ennen: Kokouksen pöytäkirja valmistuu, tallenna PDF, siirrä oikeaan kansioon, lähetä hallitukselle, tulosta arkistoon.20 min/kokous
    Jälkeen: Pöytäkirja tallentuu taloyhtiön omaan päätösrekisteriin. Päätökset tageilla (esim. 'julkisivuremontti').2 min

  2. 2. Aiemman päätöksen haku

    Ennen: 'Mitä vuoden 2022 kokouksessa päätettiin pihasta?' Kaiva pöytäkirjat, lue läpi, etsi maininta.30 min
    Jälkeen: Hae sanalla 'piha' taloyhtiön päätöksistä: kaikki osumat listassa, linkki pöytäkirjakohtaan.30 sek

  3. 3. Päätöksen jäljitettävyys

    Ennen: Asukas: 'Kuka päätti että pyörävarasto suljetaan?' Etsi pöytäkirja, etsi kohta, kopio asukkaalle. Aikaa kuluu.15 min/kysely
    Jälkeen: Jokainen päätös linkitettävissä suoraan. Lähetä linkki asukkaalle, joka näkee päätöksen kontekstissaan.1 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 7 150 € Takaisinmaksu: 5 vk
Asukasviestintä ja tiedotteet
~9 100 € / vuosi 4 h/vko → 0,5 h/vko

Tiedotteet asukkaille: vesikatkot, hissin huolto, siivouspäivät, julkisivuremontti

  1. 1. Tiedotteen laatiminen

    Ennen: Huoltoyhtiö ilmoittaa vesikatkosta. Kirjoita tiedote, tulosta, vie rappukäytäviin ja laita ilmoitustauluille.1 h
    Jälkeen: Valitse valmis pohja 'vesikatkos', täytä päivämäärä ja aika. Lähetä asukkaille sähköpostilla, tekstiviestinä, mobiilisovelluksessa.5 min

  2. 2. Kohdennus

    Ennen: Tiedote vain B-rapun asukkaille? Tulosta, vie käsin vain B-rappuun. Tai kaikille kenelle lähetetäänkin.45 min
    Jälkeen: Valitse kohde: koko taloyhtiö, tietty rappu, tietty asunto. Vain oikeat saavat viestin.1 min

  3. 3. Vastausten käsittely

    Ennen: Asukkaat soittelevat ja kysyvät lisätietoja. Samaan kysymykseen vastataan 15 kertaa.2 h/tiedote
    Jälkeen: Tiedotteessa UKK-osio ja vastauslinkki. Yleisimmät kysymykset näkyvissä jo viestissä.15 min
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 9 100 € Takaisinmaksu: 4 vk
Vuosiraportit ja viranomaisilmoitukset
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Vuosittaiset ilmoitukset Verohallinnolle, PRH:lle ja tilastokeskukselle

  1. 1. Tilinpäätös ja veroilmoitukset

    Ennen: Kaiva kirjanpidosta luvut, kokoa tilinpäätös, tee veroilmoitus käsin. 52 taloyhtiötä vuodessa.3 h/taloyhtiö
    Jälkeen: Järjestelmä generoi tilinpäätösluonnoksen kirjanpidosta, veroilmoitus esitäytetään. Tarkista ja lähetä.30 min/taloyhtiö

  2. 2. PRH-ilmoitukset

    Ennen: Hallituksen muutos, yhtiöjärjestyksen muutos, uusi isännöitsijä — manuaalinen ilmoitus PRH:lle jokaisesta.45 min/muutos
    Jälkeen: Muutokset tehdään isännöintijärjestelmässä, ilmoitus PRH:lle lähtee sähköisesti yhdellä napilla.5 min

  3. 3. Tilastoilmoitukset

    Ennen: Tilastokeskuksen kyselyyn kerätään tietoja 52 taloyhtiöstä käsin. Koko marraskuu menee.40 h/vuosi
    Jälkeen: Tiedot kerätään järjestelmästä automaattisesti. Tilastolomake täyttyy ilman käsityötä.2 h/vuosi
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Korjaushankkeiden ja kilpailutusten hallinta
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Julkisivuremontti, putkiremontti, katon uusiminen — isot hankkeet vaativat tarjouspyynnöt ja seurannan

  1. 1. Tarjouspyynnön valmistelu

    Ennen: Kirjoita tarjouspyyntö Wordissa: kohteen tiedot, työn laajuus, aikataulu, vaatimukset. Kopioi edellisestä projektista.3 h
    Jälkeen: Järjestelmä luo tarjouspyynnön hankekohtaisesta pohjasta, taloyhtiön tiedot ja tekniset tiedot tulevat automaattisesti.30 min

  2. 2. Tarjousten vertailu

    Ennen: 5 tarjousta saapuu sähköpostilla. Tulosta, vertaile käsin Excelissä, laske yhteensä, esitä hallitukselle.4 h
    Jälkeen: Tarjoukset tulevat standardimuodossa, vertailutaulukko generoituu automaattisesti. Hallitus näkee yhteenvedon portaalissa.30 min

  3. 3. Hankkeen etenemisen seuranta

    Ennen: Urakoitsija ilmoittaa vaiheittain, isännöitsijä kirjaa muistiin, asukkaat kysyvät tilanteesta, hallitus haluaa raportin.2 h/viikko/hanke
    Jälkeen: Hankkeen aikajana näkyy portaalissa: vaiheet, valmistuminen, kustannukset, seuraavat työt. Asukkaat ja hallitus näkevät.15 min/viikko/hanke
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Hallituksen kokousten valmistelu ja aineistot
~9 100 € / vuosi 4 h/vko → 0,5 h/vko

Taloyhtiöiden hallitukset kokoontuvat 4–10 kertaa vuodessa, aineistot koottava joka kerta

  1. 1. Esityslistan laadinta

    Ennen: Mitä asioita pitää käsitellä? Selaa sähköposteja, muistilappuja, aiempia pöytäkirjoja. Kirjoita esityslista käsin.1 h/kokous
    Jälkeen: Avoimet asiat, edellisen kokouksen päätökset ja seurattavat kohdat näkyvät listassa. Valitse, mitä käsitellään.10 min

  2. 2. Aineistojen kokoaminen

    Ennen: Talousraportti, huoltopyyntöjen yhteenveto, tarjousvertailu, asukaspalautteet — eri paikoista käsin koottuna.2 h/kokous
    Jälkeen: Aineistot generoituvat valittujen asioiden mukaan automaattisesti: talous järjestelmästä, huoltopyynnöt listasta, palautteet portaalista.15 min

  3. 3. Jakelu hallitukselle

    Ennen: Yhdistä liitteet PDF:ksi, lähetä sähköpostilla hallitusjäsenille. Joku valittaa ettei tullut, lähetä uudelleen.30 min/kokous
    Jälkeen: Aineistot julkaistaan hallituksen portaaliin. Jäsenet näkevät selkeästi, kommentoivat etukäteen, ei liitteitä.2 min
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 9 100 € Takaisinmaksu: 4 vk
Osakeluettelon ja asukasrekisterin ylläpito
~5 850 € / vuosi 2,5 h/vko → 0,25 h/vko

Osakeluettelo ja asukasrekisteri ajan tasalla: vaihdokset, muutot, osakekaupat

  1. 1. Osakevaihdoksen kirjaaminen

    Ennen: Uusi omistaja ilmoittaa kaupasta. Päivitä osakeluettelo, laskutustiedot, vastaanotin.30 min/vaihdos
    Jälkeen: Omistaja ilmoittaa kaupan verkkolomakkeella, järjestelmä päivittää kaikki rekisterit yhdellä kertaa.5 min

  2. 2. Asukasmuutosten käsittely

    Ennen: Vuokralainen vaihtuu. Omistaja ilmoittaa sähköpostilla, isännöitsijä kirjaa muistiin, päivittää listat.15 min/muutos
    Jälkeen: Omistaja päivittää vuokralaisen itse portaalin kautta. Rekisterit synkronoituvat.0 min

  3. 3. Isännöitsijäntodistukset

    Ennen: Pankki pyytää isännöitsijäntodistusta. Kaiva osakeluettelosta, kirjanpidosta ja hallinnon papereista tiedot. Kirjoita todistus.1 h/todistus
    Jälkeen: Isännöitsijäntodistus generoituu automaattisesti osakerekisteristä, kirjanpidosta ja muistiosta. Allekirjoita.10 min
Ennen: 2,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 5 850 € Takaisinmaksu: 5 vk
Energiankulutus ja kunnossapitoennuste
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Taloyhtiöiden energiankulutuksen seuranta, kunnossapitosuunnitelman (PTS) päivitys

  1. 1. Kulutuslukemien kerääminen

    Ennen: Sähkö-, vesi- ja lämmityslukemat eri laskuilta kuukausittain. Excel per taloyhtiö, manuaalinen syöttö.45 min/taloyhtiö/kk
    Jälkeen: Lukemat tulevat automaattisesti energiayhtiöiden rajapinnoista. Vertailu aiempiin kuukausiin ja muihin taloyhtiöihin.5 min/kk

  2. 2. Poikkeamien havainnointi

    Ennen: Vesimaksu tuplaantui. Kukaan ei huomaa ennen kuin hallitus kysyy budjetista. Vuoto paikannetaan liian myöhään.— (menetetty aika)
    Jälkeen: Automaattinen hälytys: 'Vesimaksu +120 % verrattuna edelliseen kuukauteen.' Selvitys alkaa heti.0 min

  3. 3. PTS-päivitys

    Ennen: Kunnossapitosuunnitelma 10 vuodelle: manuaalinen päivitys Excelissä, kustannusarviot käsin, lähetys hallitukselle PDF:nä.6 h/taloyhtiö/vuosi
    Jälkeen: PTS elää järjestelmässä. Tehdyt työt ja toteutuneet kustannukset siirtyvät automaattisesti. Aikajana näkyvillä.1 h/taloyhtiö/vuosi
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Automaatio ei tarkoita että taloyhtiö menettää henkilökohtaisen isännöitsijänsä. Se tarkoittaa että isännöitsijä ehtii oikeasti hoitaa taloyhtiön asioita — ei täyttää lomakkeita, reitittää sähköposteja ja kirjoittaa samaa kutsupohjaa 40 kertaa kevään aikana.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 6 tuntia viikossa säästettyä aikaa per isännöitsijä. 4 isännöitsijän toimistolla se tarkoittaa noin 15 600 euroa vuodessa säästöä — tai kapasiteettia ottaa lisää taloyhtiöitä asiakkaiksi ilman uutta rekrytointia.

Tyypillinen toteutus sisältää:

Yhtiökokouskutsujen automaattinen generointi taloyhtiökohtaisesti — Huoltopyyntöjen verkkolomake ja reititys huoltoyhtiölle — Vastikelaskut ja viitesuoritukset automaattisesti — Maksumuistutukset porrastetusti — Hallituksen portaali aineistoille ja päätöksille — Asukasviestintä sähköpostilla ja mobiililla — Energiankulutuksen seuranta.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Automaatiostartti — 500 € + alv

Alkukartoitus kiinteällä hinnalla. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiostartti →