Tilitoimiston kirjanpitäjän kuukausi näyttää tutulta. ALV-deadline lähestyy, ja 30 asiakasta ei ole toimittanut materiaaleja. Kirjoitat jokaiselle sähköpostin erikseen. Viikon päästä 12 ei ole vieläkään reagoinut. Soittelet, muistuttelet, merkitset Exceliin kuka vastasi.

Sitten tulee tilinpäätöskausi. 60 asiakkaan materiaalit pitäisi kerätä. Jokaiselle eri tarkistuslista: pankkitiliotteet, lainadokumentit, varastoinventaari, palkkalistat. Helmikuussa kolmasosa ei ole reagoinut. Maaliskuussa paniikki.

Samaan aikaan tulee palkanlaskennan deadlinet, veroilmoitukset, ennakkoverojen tarkistukset ja kymmenen asiakkaan kysymykset kuukausiraportista.

Paradoksaalinen tilanne

Tilitoimistot ymmärtävät automaation hyödyt paremmin kuin mikään muu toimiala. Te laskette ROI:n päivittäin. Silti moni tilitoimiston oma toiminta pyörii sähköpostilla, Excelillä ja muistin varassa.

Tyypillinen tilanne: Kirjanpitäjällä on 85 asiakasta. Kuukauden 12. päivä lähestyy. Excel-lista kertoo, keiden ALV-materiaalit puuttuvat. Edessä on 1,5 tunnin kopioi-liitä-muokkaa-lähetä -urakka. Joka kuukausi sama.

Näin muistutukset hoituvat automaattisesti

Alla on 10 esimerkkiä tilitoimiston arjesta. Neljä ensimmäistä käsittelevät kokonaisia prosesseja: ALV-muistutukset, tilinpäätösmateriaalit, palkanlaskenta ja kuukausiraportointi. Kuusi seuraavaa pureutuvat yksittäisiin osa-alueisiin: laskujen tiliöinti, sopimushallinta, uuden asiakkaan perehdytys, dokumenttienhallinta, maksumuistutukset ja verosuunnittelu.

Päävirrat
ALV-ilmoitusmuistutukset — Tilipalvelu Korhonen Oy
~9 100 € / vuosi 4 h/vko → 0,5 h/vko

85 asiakasyritystä, kuukausittaiset ALV-ilmoitukset, neljännesvuosiraportit, vuosi-ilmoitukset

  1. 1. Deadlinen tunnistaminen

    Ennen: Kirjanpitäjä tarkistaa Excel-listasta keiden ALV-ilmoitukset erääntyvät. Kuun 12. päivä lähestyy ja 30 asiakkaan materiaalit puuttuvat.20 min/kk
    Jälkeen: Järjestelmä tunnistaa automaattisesti tulevat deadlinet asiakaskohtaisesti: kuukausi-ALV, neljännesvuosi-ALV, vuosi-ilmoitukset.0 min

  2. 2. Muistutuksen lähettäminen

    Ennen: Kirjoita jokaiselle asiakkaalle erikseen sähköposti: 'Hei, ALV-ilmoituksen deadline on 12.5. — lähettäisitkö materiaalit?' Kopioi-liitä, vaihda nimi.1,5 tuntia/kk
    Jälkeen: Personoitu muistutus lähtee automaattisesti 10 päivää ennen deadlinea. Asiakkaan nimi, deadline ja puuttuvat materiaalit viestissä.0 min

  3. 3. Vastausten seuranta

    Ennen: Kuka lähetti materiaalit? Tarkista sähköposti, merkitse Excel-listaan. Kuka ei vastannut? Soita perään.45 min/kk
    Jälkeen: Järjestelmä seuraa vastaanottokuittauksia. Jos materiaalit eivät tule 5 päivässä, uusi muistutus. Kirjanpitäjä näkee dashboardilta kenen materiaalit puuttuvat.5 min/kk (tarkistus)

  4. 4. Vahvistus asiakkaalle

    Ennen: Kun ilmoitus on tehty, pitäisi kertoa asiakkaalle. Usein jää tekemättä — asiakas ei tiedä onko kaikki hoidettu.— (jää tekemättä)
    Jälkeen: Automaattinen kuittaus: 'ALV-ilmoituksenne kaudelta 3/2026 on jätetty. Seuraava deadline 12.6.2026.'0 min

  5. 5. Vuosikello

    Ennen: Joka vuosi samat deadlinet, mutta silti yllättävät. Veroilmoitus, tilinpäätös, yhtiökokouspöytäkirja — mikä puuttuu keneltä?— (jatkuva huoli)
    Jälkeen: Automaattinen vuosikello asiakaskohtaisesti: kaikki velvoitteet, deadlinet ja muistutukset koko vuodelle.0 min
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 9 100 € Takaisinmaksu: 3 vk
Tilinpäätösmateriaalien keräys — Itä-Suomen Tilitiimi Oy
~10 400 € / vuosi 5 h/vko → 1 h/vko

60 asiakasyrityksen tilinpäätökset, tilikausi 1.1.–31.12., deadline maaliskuu

  1. 1. Materiaalipyyntö

    Ennen: Tammikuussa lähetetään 60 sähköpostia: 'Tarvitsemme tilinpäätöstä varten pankkitiliotteet, lainadokumentit, varastoinventaari...' Jokaiselle sama litania.3 tuntia
    Jälkeen: Automaattinen materiaalipyyntö asiakaskohtaisella tarkistuslistalla. Asiakas näkee mitä on toimittanut ja mitä puuttuu.5 min (tarkistus)

  2. 2. Muistutuskierrokset

    Ennen: Helmikuussa 20 asiakasta ei ole reagoinut. Kirjoita muistutukset, soita perään. Maaliskuussa vielä 8 puuttuu. Paniikki.4 tuntia + stressi
    Jälkeen: Automaattiset muistutukset: 1. muistutus 2 viikon jälkeen, 2. muistutus 4 viikon jälkeen, puhelinmuistutus 6 viikon jälkeen (kirjanpitäjälle tehtävä).30 min (vain soitot)

  3. 3. Materiaalien vastaanotto

    Ennen: Dokumentteja tulee sähköpostilla, postilla, WhatsAppilla, 'jätin toimistolle pöydälle'. Mitkä saatiin, mitä puuttuu?30 min/asiakas
    Jälkeen: Asiakkaan lataamat dokumentit kirjautuvat tarkistuslistalle. Puuttuvat kohdat näkyvät molemmille. Ei epäselvyyksiä.2 min/asiakas

  4. 4. Valmistumisilmoitus

    Ennen: Tilinpäätös valmis, mutta asiakas ei tiedä. Ehkä muistaa ilmoittaa viikon päästä.5 min/asiakas
    Jälkeen: Kun tilinpäätös merkitään valmiiksi, asiakas saa automaattisesti ilmoituksen ja ohjeet allekirjoitusta varten.0 min
Ennen: 5 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 10 400 € Takaisinmaksu: 3 vk
Palkanlaskennan aikataulutus — Talouspiste Oy
~7 800 € / vuosi 3,5 h/vko → 0,5 h/vko

35 asiakasyritystä, palkanlaskenta 2 kertaa kuussa, TyEL-ilmoitukset, vuosi-ilmoitukset

  1. 1. Tuntilistat asiakkailta

    Ennen: Palkanmaksupäivä lähestyy. 15 asiakasta ei ole toimittanut tuntilistoja. Soittele ja lähetä sähköposteja: 'Tarvitsen tunnit huomenna!'1 tunti/krt
    Jälkeen: Muistutus lähtee 5 päivää ennen palkanmaksua: 'Toimita tuntilistat 20.4. mennessä.' Uusintamuistutus 2 päivää ennen.0 min

  2. 2. Materiaalien käsittely

    Ennen: Tuntilistat tulevat Excelissä, paperilla, tekstiviestillä, suullisesti. Syötä kaikki palkka-ohjelmaan käsin.15 min/asiakas
    Jälkeen: Asiakas syöttää tunnit vakiolomakkeelle. Data siirtyy suoraan palkanlaskentaan oikeassa muodossa.2 min/asiakas (tarkistus)

  3. 3. Palkkalaskelmien toimitus

    Ennen: Laske palkat, tulosta laskelmat, lähetä jokaiselle yritykselle erikseen. Joskus unohdat liitteen.30 min
    Jälkeen: Palkkalaskelmat lähtevät automaattisesti asiakkaille ja työntekijöille. Työnantaja saa yhteenvedon.0 min

  4. 4. Viranomaisilmoitukset

    Ennen: TyEL, työttömyysvakuutus, ennakonpidätykset — muista ilmoittaa ajallaan tai tulee viivästysseuraamuksia.20 min/kk
    Jälkeen: Järjestelmä muistuttaa ilmoituspäivistä ja tarkistaa ettei mikään jää tekemättä. Automaattinen vahvistus kun ilmoitus on jätetty.5 min (kuittaus)
Ennen: 3,5 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 4 vk
Kuukausiraportointi asiakkaille — Pohjoissavon Kirjanpito Oy
~11 050 € / vuosi 5 h/vko → 0,75 h/vko

45 asiakasta, kuukausittainen tulosraportti, kassavirtaennuste ja vertailu edelliseen vuoteen

  1. 1. Raportin kokoaminen

    Ennen: Aja raportit taloushallinto-ohjelmasta, kopioi luvut Exceliin, muotoile, lisää kommentit. 45 asiakasta × 20 min = koko viikko.15 tuntia/kk
    Jälkeen: Raportit generoituvat automaattisesti kirjanpidon valmistuttua. Vakiomuotoinen PDF asiakkaan brändillä, vertailuluvut edellisvuoteen.2 tuntia/kk (kommentointi)

  2. 2. Raportin toimitus

    Ennen: Lähetä 45 sähköpostia liitteineen. Osa asiakkaista haluaa raportin eri muodossa. Muista kenen deadline on milloin.2 tuntia/kk
    Jälkeen: Raportit lähtevät automaattisesti kun kirjanpitäjä kuittaa kauden valmiiksi. Asiakas saa ilmoituksen ja linkin.0 min

  3. 3. Asiakkaan kysymykset

    Ennen: 'Miksi kate laski?' 'Onko tuo luku oikein?' Jokainen asiakas soittaa erikseen. Samat selitykset joka kuukausi.3 tuntia/kk
    Jälkeen: Raportissa automaattiset huomiot poikkeamista: 'Kate laski 3 % — suurin tekijä materiaalikustannusten nousu.' Asiakas ymmärtää ilman soittoa.30 min/kk
Ennen: 5 h/vko Jälkeen: 0,75 h/vko Vuosisäästö: 11 050 € Takaisinmaksu: 3 vk
Osa-alueet
Ostolaskujen tiliöinti ja hyväksyntä
~7 800 € / vuosi 4 h/vko → 1 h/vko

Asiakkaiden ostolaskut saapuvat sähköpostilla, skannattuina, verkkolaskuina — kaikki eri muodoissa

  1. 1. Laskun vastaanotto

    Ennen: Asiakas lähettää sähköpostilla kuvan laskusta, tai 'kato siinä liitteenä muutama lasku'. Yksi PDF, viisi laskua sisällä.5 min/lasku
    Jälkeen: Automaattinen laskujen tunnistus: PDF → laskun tiedot (toimittaja, summa, eräpäivä, viite). Myös kuvista.30 sek/lasku

  2. 2. Tiliöinti

    Ennen: Mille tilille tämä kuuluu? Katso edellisiä tiliöintejä, tarkista verokohtelu, syötä manuaalisesti.3 min/lasku
    Jälkeen: Automaattinen tiliöintiehdotus toimittajan ja kuvauksen perusteella. Oppii aiemmista tiliöinneistä. Kirjanpitäjä kuittaa.15 sek/lasku

  3. 3. Asiakkaan hyväksyntä

    Ennen: Soita tai lähetä sähköposti: 'Onko tämä 2 340 € lasku Starkilta ok?' Odota vastausta päiviä.10 min/lasku + odotus
    Jälkeen: Asiakas saa hyväksyntäpyynnön: laskun kuva, summa, eräpäivä. Hyväksy/hylkää yhdellä napilla.0 min (kirjanpitäjältä)
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 4 vk
Sopimushallinta ja hinnankorotukset
~2 210 € / vuosi 1 h/vko → 0,15 h/vko

85 asiakassopimusta, vuosittaiset hinnankorotukset, sopimusehdot vaihtelevat

  1. 1. Sopimusten seuranta

    Ennen: Sopimukset mappikansioissa ja sähköpostiliitteissä. Kenen sopimus on uusittava? Kenellä on vanha hinnasto? Ei tietoa.— (ei systemaattista seurantaa)
    Jälkeen: Kaikki sopimukset rekisterissä: voimassaolo, hinnasto, palvelut, erityisehdot. Automaattinen muistutus uusimisesta 2 kk ennen.5 min/kk

  2. 2. Hinnankorotusviestit

    Ennen: Joka vuosi sama tuskallinen tehtävä: kirjoita hinnankorotusviesti, personoi jokaiselle asiakkaalle. 85 viestiä.4 tuntia/vuosi
    Jälkeen: Hinnankorotusviesti generoituu sopimuskohtaisesti: nykyinen hinta, uusi hinta, muutosprosentti, voimaantulopäivä.15 min (tarkistus + lähetys)

  3. 3. Hyväksynnän seuranta

    Ennen: Kuka hyväksyi korotuksen? Kuka ei vastannut? Kenelle pitää soittaa? Taulukko, jota kukaan ei ylläpidä.2 tuntia/vuosi
    Jälkeen: Automaattinen seuranta: hyväksytyt, odottavat, kieltäytyneet. Muistutus vastaamattomille 2 viikon jälkeen.10 min
Ennen: 1 h/vko Jälkeen: 0,15 h/vko Vuosisäästö: 2 210 € Takaisinmaksu: 12 vk
Uuden asiakkaan perehdytys
~3 250 € / vuosi 1,5 h/vko → 0,25 h/vko

Uusi asiakas allekirjoittaa sopimuksen — mitä kaikkea pitää tehdä ennen kuin kirjanpito voi alkaa?

  1. 1. Perustietojen keräys

    Ennen: Sähköposteja edestakaisin: 'Mikä on Y-tunnus? Kuka allekirjoittaa? Mihin pankkiin? Onko ALV-rekisterissä?' Viikko menee ennen kuin kaikki on kasassa.1 tunti/asiakas
    Jälkeen: Automaattinen perehdytyslomake: kaikki tarvittavat tiedot yhdellä kerralla. Puuttuvat kohdat näkyvät molemmille.5 min (tarkistus)

  2. 2. Valtakirjat ja valtuutukset

    Ennen: Valtakirja verottajalle, Kelaan, vakuutusyhtiölle. Tulosta pohjat, täytä, pyydä allekirjoitukset, skannaa, lähetä.45 min/asiakas
    Jälkeen: Valtuutuspyynnöt lähtevät automaattisesti: digitaalinen allekirjoitus, automaattinen toimitus viranomaisille.5 min

  3. 3. Tervetuloa-perehdytys

    Ennen: Pitäisi kertoa asiakkaalle miten materiaalit toimitetaan, mitä deadlineja on, kuka on yhteyshenkilö. Usein jää tekemättä.— (jää tekemättä)
    Jälkeen: Automaattinen tervetuloa-viestisarja: 1) Tervetuloa + yhteystiedot, 2) Näin toimitamme materiaalit, 3) Vuosikellon deadlinet.0 min
Ennen: 1,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 3 250 € Takaisinmaksu: 8 vk
Dokumenttien vastaanotto ja arkistointi
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Asiakkaiden tositteet tulevat kymmenellä eri tavalla — sähköposti, kuva, paperi, WhatsApp

  1. 1. Tositteiden vastaanotto

    Ennen: Asiakas kuvaa kuitin, lähettää WhatsAppilla. Toinen tuo muovikassillisen kuitteja toimistolle. Kolmas lähettää sähköpostilla 47 liitettä.20 min/asiakas/kk
    Jälkeen: Yksi kanava: asiakas lataa tai kuvaa tositteen sovelluksessa. Automaattinen tunnistus, luokittelu ja arkistointi.2 min/asiakas/kk

  2. 2. Puuttuvien tositteiden karhunta

    Ennen: Kuun lopussa tarkistat: pankkitiliotteella 15 tapahtumaa joille ei ole tositetta. Soittele, muistuttele, odottele.30 min/asiakas/kk
    Jälkeen: Automaattinen vertailu pankkitapahtumiin. Puuttuvat tositteet listataan ja muistutus lähtee asiakkaalle.5 min (tarkistus)

  3. 3. Arkistointi

    Ennen: Tositteet kansioihin, vuosimappi, tilikausimappi, toimittajamappi. Kun tarvitset jonkin, etsi 20 min.15 min/kk + hakuajat
    Jälkeen: Digitaalinen arkisto: hae toimittajan, päivämäärän tai summan perusteella. Löytyy sekunneissa.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 4 vk
Maksumuistutukset ja perintä
~5 850 € / vuosi 2,5 h/vko → 0,25 h/vko

Asiakasyritysten myyntilaskujen seuranta — kenen asiakkaat maksavat myöhässä?

  1. 1. Erääntyneiden tunnistaminen

    Ennen: Käy läpi reskontra, listaa erääntyneet laskut, ilmoita asiakkaalle: 'Teillä on 3 avointa laskua joiden eräpäivä on mennyt.'20 min/asiakas
    Jälkeen: Automaattinen raportti asiakkaalle: erääntyneet laskut, summat, eräpäivät. Viikon välein kunnes tilanne selviää.0 min

  2. 2. Maksumuistutusten lähettäminen

    Ennen: Asiakas pyytää: 'Voitko lähettää maksumuistutuksen Firma X:lle?' Kirjoita viesti, tarkista laskun tiedot, lähetä.10 min/muistutus
    Jälkeen: Automaattinen maksumuistutusketju: 1. muistutus 7 pv myöhässä, 2. muistutus 21 pv, perintävaroitus 35 pv.0 min

  3. 3. Kassavirtanäkymä

    Ennen: Asiakas kysyy: 'Paljonko meillä on rahaa tilillä ensi viikolla?' Laske avoimet saatavat, tulevat menot, arvaa.30 min/kysely
    Jälkeen: Reaaliaikainen kassavirtaennuste: tulevat saatavat, erääntyvät velat, ennustettu saldo. Automaattinen päivitys.0 min
Ennen: 2,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 5 850 € Takaisinmaksu: 5 vk
Verosuunnittelu ja ennakkoveromuistutukset
~3 250 € / vuosi 1,5 h/vko → 0,25 h/vko

Yrittäjäasiakkaiden ennakonpidätykset, osingonjako, verosuunnittelun vuosikello

  1. 1. Ennakkoveron seuranta

    Ennen: Muistatko kenen ennakkoverot pitäisi tarkistaa? Katsot joskus — tai asiakas soittaa paniikissa joulukuussa.— (reaktiivista)
    Jälkeen: Automaattinen tarkistus: kun tulos poikkeaa ennakosta yli 20 %, muistutus kirjanpitäjälle ja asiakkaalle.5 min (tarkistus)

  2. 2. Verovuoden valmistelu

    Ennen: Marraskuussa muistat: 'Pitäisikö tehdä osinkopäätös ennen vuodenvaihdetta?' Soita 20 yrittäjäasiakkaalle.3 tuntia
    Jälkeen: Lokakuussa automaattinen analyysi: ennustettu tulos, verorasitus, suositus osingoista ja palkoista. Lähetetään asiakkaalle.30 min (personointi)

  3. 3. Muutoshakemus verottajalle

    Ennen: Jos ennakkoveroa pitää muuttaa, kirjoita vapaamuotoinen hakemus. Joka kerta samat perustelut uudestaan.20 min/hakemus
    Jälkeen: Muutoshakemus generoituu automaattisesti: nykyinen ennakko, toteutunut tulos, ehdotettu muutos. Kirjanpitäjä tarkistaa ja lähettää.5 min
Ennen: 1,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 3 250 € Takaisinmaksu: 8 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Automaatio ei korvaa kirjanpitäjää. Se poistaa sen osan työstä, joka on toistuvaa viestintää, muistuttamista ja seurantaa — työtä jonka voi tehdä kone, jotta ihminen voi keskittyä asiantuntijatyöhön.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 3,5 tuntia viikossa säästettyä aikaa per kirjanpitäjä. 85 asiakkaan tilitoimistossa se tarkoittaa 9 100 euroa vuodessa — pelkästään muistutusautomaatiolla. Ja asiakkaat ovat tyytyväisempiä, koska viestintä on systemaattista.

Miten toteutus etenee?

Kartoitamme teidän asiakasviestinnän prosessit: mitkä muistutukset toistuvat, miten materiaalit kerätään, missä tieto häviää. Rakennetaan automaatio joka sopii teidän taloushallinto-ohjelmiston rinnalle — ei sen sijaan.

Tyypillinen toteutus sisältää:

Automaattiset deadline-muistutukset asiakaskohtaisesti — Materiaalipyyntöjen tarkistuslistat — Seurantadashboard kirjanpitäjälle — Kuittausviestit asiakkaille — Vuosikello kaikilla velvoitteilla.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Automaatiostartti — 500 € + alv

Alkukartoitus kiinteällä hinnalla. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiostartti →  ·  Automaatio tilitoimistoille — palvelusivu →