Suunnittelutoimistossa on kansio. Kansiossa on tiedostoja nimeltä 'rakenne_v2.dwg', 'rakenne_v3_uusi.dwg', 'rakenne_v3_uusi_lopullinen.dwg' ja 'rakenne_v3_uusi_lopullinen_KORJATTU.dwg'. Kukaan ei tiedä mikä on oikea. Työmaalla rakennetaan väärän version mukaan. Korjataan. Laskutetaan.

Samaan aikaan suunnittelijat kirjaavat tuntejaan perjantaisin Exceliin muistin varassa. Osa tunneista katoaa. Laskutus vie viikon. Asiakas kysyy mihin tunnit kuluivat.

Suunnittelutyö on dokumenttityötä

Suunnittelutoimiston tuote on dokumentteja: piirustuksia, selostuksia, laskelmia, raportteja. Kun dokumenttien versionhallinta ei toimi, virheet maksavat. Väärän version mukaan rakennettu rakenne puretaan ja rakennetaan uudestaan. Kadonnut tunti on kadonnutta liikevaihtoa — ja niitä katoaa paljon kun kirjausjärjestelmä on erillinen Excel.

Tyypillinen tilanne: Kolmen suunnittelijan toimisto, 15 projektia käynnissä. Jokaisella projektilla 20–40 piirustusta, useita versioita. Kerran kuukaudessa joku käyttää vanhentunutta versiota ja kustannukset kaksinkertaistuvat. Vuosittain 5–10 % liikevaihdosta sulaa virheisiin tai kadonneisiin tunteihin.

Näin suunnittelutyö automatisoituu

Alla on 10 esimerkkiä arkkitehti- ja insinööritoimiston arjesta. Kolme ensimmäistä näyttävät kokonaisia prosesseja: projektin tarjousvaihe, piirustusten versiohallinta ja jakelu, tuntikirjaus ja projektilaskutus. Seitsemän seuraavaa käsittelevät osa-alueita: rakennuslupahakemukset, asiakaskommunikaatio, aliurakoitsijat, kustannusseuranta, konsulttisopimukset, arkistointi ja rakennusvalvonnan kommentit.

Päävirrat
Projektin tarjousvaihe — Kuopion Arkkitehtistudio Oy
~15 600 € / vuosi 6 h/vko → 1 h/vko

Omakotitalon pääsuunnittelu, 180 m² Siilinjärvellä. Asiakas haluaa tarjouksen suunnittelutyöstä ja lupahakemuksesta.

  1. 1. Tarjouspyynnön vastaanotto

    Ennen: Asiakas soittaa: 'Haluaisin suunnitella talon.' Kysymykset yksitellen, muistiinpanot paperille, sovi tapaaminen.30 min
    Jälkeen: Verkkolomake: tontti, laajuus, huoneet, aikataulu, budjetti. Tiedot järjestelmässä ennen ensitapaamista.0 min

  2. 2. Laajuuden ja työmäärän arvio

    Ennen: Laske käsin tunnit vaiheittain: luonnos, pääpiirustukset, rakenteet, lupahakemus. Arvaa aliurakoitsijoiden hinnat.2 h
    Jälkeen: Projektityypin mukainen työmääräpohja: vaiheet, tunnit, aliurakoitsijat, kulurakenne. Muokkaa asiakkaan tarpeiden mukaan.20 min

  3. 3. Tarjouksen kirjoittaminen

    Ennen: Avaa vanha Word-pohja, täytä asiakkaan tiedot, kopioi ehdot, muokkaa hinnoittelua, tarkista virheiltä.1,5 h
    Jälkeen: Tarjous generoituu järjestelmästä: asiakastiedot, projektikuvaus, vaiheaikataulu, kulurakenne, KSE-ehdot. PDF valmiina.15 min

  4. 4. Asiakkaan hyväksyntä

    Ennen: Lähetä PDF sähköpostilla. Odota. Soittele perään. Kun hyväksytään, tulosta ja allekirjoituta paperilla.45 min + viive
    Jälkeen: Asiakas saa linkin, lukee tarjouksen, hyväksyy sähköisesti pankkitunnuksilla. Projekti avautuu järjestelmään heti.5 min

  5. 5. Projektin käynnistys

    Ennen: Luo projektikansio, lisää kalenteriin, avaa työaikaseuranta, ilmoita tiimille — neljä eri järjestelmää.30 min
    Jälkeen: Hyväksytty tarjous avaa projektin automaattisesti: kansio, aikataulu, tuntiseuranta, tiimi, asiakasportaali.0 min
Ennen: 6 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 15 600 € Takaisinmaksu: 3 vk
Piirustusten versiohallinta ja jakelu — Itä-Suomen Insinööritoimisto Oy
~20 280 € / vuosi 8 h/vko → 1,5 h/vko

Rakennesuunnittelu kolmikerroksiseen asuinkerrostaloon. 40+ piirustusta, useita versiopäivityksiä, monta tiimiä käyttää samoja dokumentteja.

  1. 1. Version luominen

    Ennen: Talenna nimellä 'rakenne_v3_uusi_lopullinen_korjattu.dwg'. Edellinen versio 'v2_lopullinen_KORJAUS2'. Versiokaaos.— (sekava)
    Jälkeen: Järjestelmä versioi automaattisesti. Jokaisella versiolla muutosloki: kuka, mitä, milloin, miksi.0 min

  2. 2. Jakelu työmaalle

    Ennen: Sähköposti: 'Tässä uusimmat piirustukset.' 30 MB liite, 8 vastaanottajaa, kaksi palaa bounceen.20 min/jakelu
    Jälkeen: Piirustukset päivittyvät jaettuun työkansioon. Työmaa näkee aina uusimman version linkistä. Ilmoitus päivityksestä.2 min

  3. 3. Muutosten jäljittäminen

    Ennen: Työmaalla kysellään: 'Onko tämä uusin?' Tulosteita vaeltaa, vanhoja versioita käytetään. Virheitä rakentamisessa.— (virheriski)
    Jälkeen: QR-koodi piirustuksessa vie uusimpaan versioon. Vanhentuneet merkitään selvästi. Kukaan ei rakenna vanhaa versiota.0 min

  4. 4. Kommenttien käsittely

    Ennen: Työmaa lähettää merkintöjä sähköpostilla ja valokuvina. Niitä kerätään, vastataan, ehkä huomioidaan seuraavassa versiossa.1 h/kommenttikierros
    Jälkeen: Kommentit liitetään suoraan piirustukseen tiettyyn kohtaan. Vastaukset ja ratkaisut näkyvät kontekstissa. Kaikki dokumentoitu.15 min
Ennen: 8 h/vko Jälkeen: 1,5 h/vko Vuosisäästö: 20 280 € Takaisinmaksu: 2 vk
Tuntikirjaus ja projektilaskutus — Savon Suunnittelu Oy
~20 800 € / vuosi 10 h/vko → 2 h/vko

Kuusi suunnittelijaa, 25 aktiivista projektia. Tunnit kirjataan Exceliin viikoittain, laskut kirjoitetaan kuukauden lopussa.

  1. 1. Tuntien kirjaus

    Ennen: Perjantai-iltana Exceliin: mitä tein tällä viikolla? Arvaa loput. Suunnittelija ei muista, projekti ei muista, tunnit katoavat.45 min/suunnittelija/viikko
    Jälkeen: Suunnittelija kirjaa tunteja projektin vaiheeseen päivän aikana. Mobiilisovellus työmaalta. Kalenterimerkinnät ehdottuvat projekteille.5 min/päivä/suunnittelija

  2. 2. Projektin budjettiseuranta

    Ennen: Ollaanko yli budjetin? Selvitä kuukauden lopussa kun laskut lähtee. Liian myöhäistä korjata.— (ei näkyvyyttä)
    Jälkeen: Reaaliaikainen näkymä: vaiheittainen budjetti vs. käytetty, ennuste valmistumiseen. Hälytys 80 % kohdalla.0 min

  3. 3. Laskun muodostaminen

    Ennen: Kuukauden loppu: kokoa kaikkien suunnittelijoiden tunnit, ryhmittele projekteittain, laske hinnat, kirjoita laskuselite.1 päivä
    Jälkeen: Laskut generoituvat projekteista automaattisesti sopimushinnoittelun mukaan (tunti, urakka, milepoint). Tarkista ja lähetä.1 h

  4. 4. Asiakasraportti

    Ennen: Asiakas: 'Haluamme nähdä mihin tunnit on käytetty.' Manuaalinen excel per asiakas, värikoodaus, ryhmittely.1 h/asiakas/kk
    Jälkeen: Lasku sisältää automaattisen raportin: vaiheet, tunnit, suunnittelijat, etenemä. Asiakasportaalissa näkyy jatkuvasti.0 min
Ennen: 10 h/vko Jälkeen: 2 h/vko Vuosisäästö: 20 800 € Takaisinmaksu: 2 vk
Osa-alueet
Rakennuslupahakemuksen valmistelu
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Lupahakemukseen tarvitaan piirustukset, selosteet, lomakkeet ja lausunnot — manuaalinen koonti

  1. 1. Dokumenttien kokoaminen

    Ennen: Pääpiirustukset, asemapiirros, julkisivut, leikkaukset, rakennetekninen selvitys, energiatodistus. Etsi jokaista erikseen.2 h
    Jälkeen: Lupahakemuspaketti generoituu projektin piirustuksista. Tarkistuslista varmistaa ettei mitään unohdu.15 min

  2. 2. Lomakkeiden täyttö

    Ennen: Täytä kunnan lomakkeet: hakijan tiedot, kiinteistötunnus, laajuus, huonejako. Samat tiedot kolmessa eri lomakkeessa.1,5 h
    Jälkeen: Projektin tiedot syöttyvät kaikkiin lomakkeisiin automaattisesti. Muokkaa vain erityiskohdat.15 min

  3. 3. Toimitus kuntaan

    Ennen: Tulosta paperiset versiot, vie henkilökohtaisesti tai postita. Selvitä mitä puutuu, toimita uudelleen.1 h
    Jälkeen: Hakemus lähtee Lupapiste-palveluun suoraan järjestelmästä. Puutteet näkyvät heti, täydennä verkossa.10 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Asiakaskommunikaatio ja päätösten dokumentointi
~5 850 € / vuosi 2,5 h/vko → 0,25 h/vko

Asiakkaan kanssa käydyt keskustelut ja sovitut muutokset hajallaan sähköposteissa

  1. 1. Kokousmuistiot

    Ennen: Kokouksessa muistiinpanot, kotona puhtaaksikirjoitus, sähköposti osallistujille, ei kukaan lue.45 min/kokous
    Jälkeen: Muistio kirjataan suoraan projektin päätöslokiin. Osallistujat näkevät heti, kommentoivat, hyväksyvät.10 min

  2. 2. Muutospyyntöjen käsittely

    Ennen: Asiakas lähettää muutospyynnön sähköpostilla. Se unohtuu ketjuun, ei toteudu, asiakas ihmettelee.— (kommunikaatiokatko)
    Jälkeen: Muutospyyntö kirjataan projektiin tehtäväksi. Vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin arvioidaan, asiakas hyväksyy.10 min

  3. 3. Projektihistorian näkyvyys

    Ennen: Mitä oikein sovittiin viime kuussa? Etsi sähköpostiketjusta, yritä muistaa. Riitatilanteessa vaikea todistaa.30 min/selvitys
    Jälkeen: Projektin päätöshistoria näkyy aikajanalla: mitä päätettiin, milloin, kuka hyväksyi. Kaikki dokumentoitu.1 min
Ennen: 2,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 5 850 € Takaisinmaksu: 5 vk
Aliurakoitsijoiden koordinointi
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Suunnittelussa käytetään aliurakoitsijoita: rakenne, sähkö, LVI, pelastussuunnitelma

  1. 1. Toimeksiannon välitys

    Ennen: Lähetä aliurakoitsijalle pyyntö sähköpostilla, liitä piirustukset, kysy hintaa ja aikataulua.30 min/toimeksianto
    Jälkeen: Aliurakoitsija saa pyynnön portaalin kautta, näkee tarvittavat piirustukset, vastaa hinnalla ja aikataululla.5 min

  2. 2. Edistymisen seuranta

    Ennen: Missä mennään? Soita aliurakoitsijalle, kysele, kirjoita muistiin. Kolme eri aliurakoitsijaa, kolme soittoa.30 min/viikko
    Jälkeen: Aliurakoitsijat kuittaavat vaiheet valmiiksi portaalissa. Projektinvetäjä näkee yhteenvedon reaaliajassa.0 min

  3. 3. Dokumenttien vastaanotto

    Ennen: Aliurakoitsija lähettää lopulliset dokumentit sähköpostilla. Lataa, nimeä, tallenna oikeaan kansioon, ilmoita vastaanotto.20 min/toimitus
    Jälkeen: Aliurakoitsija lataa dokumentit suoraan projektikansioon. Versionhallinta automaattinen. Ilmoitus projektinvetäjälle.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Projektin kustannusseuranta ja ennuste
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Projektin kustannusten seuranta: omat tunnit, aliurakoitsijat, matkakulut, muut kulut

  1. 1. Kustannusten kokoaminen

    Ennen: Kuukauden lopussa: kerää omat tunnit, aliurakoitsijoiden laskut, matkakorvaukset ja kulut Exceliin.2 h/projekti/kk
    Jälkeen: Kustannukset kertyvät projektiin automaattisesti tuntikirjauksista, ostolaskuista ja kuluraporteista.0 min

  2. 2. Vertailu budjettiin

    Ennen: Excel-laskelma: alkuperäinen budjetti vs. toteutunut. Ero? Miksi? Ei tietoa ennen kuin projekti on pitkällä.1 h/projekti/kk
    Jälkeen: Projekti näyttää vaiheittain: budjetti, toteuma, jäljellä. Poikkeamat näkyvät heti, ei vasta kuukauden lopussa.0 min (jatkuva)

  3. 3. Asiakasraportointi

    Ennen: Asiakas haluaa tietää missä mennään. Kirjoita selvitys käsin, selitä mihin rahat on mennyt.45 min/asiakas/kk
    Jälkeen: Asiakasportaalissa näkyvät projektin vaiheet, budjetti, toteuma ja seuraavat työt. Ei kyselyjä.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Konsulttisopimukset ja KSE-ehdot
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Jokainen uusi projekti vaatii konsulttisopimuksen KSE 2013 -ehtojen mukaisesti

  1. 1. Sopimuksen laatiminen

    Ennen: Avaa vanha Word-sopimus, muokkaa asiakkaan tiedot, hinnoittelu, työn laajuus. Jätä KSE-ehdot liitteeksi.1 h
    Jälkeen: Konsulttisopimus generoituu hyväksytystä tarjouksesta. Asiakkaan ja työn tiedot valmiina, KSE-ehdot mukana.10 min

  2. 2. Allekirjoitus

    Ennen: Tulosta, allekirjoita, skannaa, lähetä asiakkaalle. Asiakas tulostaa, allekirjoittaa, skannaa, lähettää takaisin.1 h + viikkoja
    Jälkeen: Sähköinen allekirjoitus molemmilta osapuolilta. Sopimus tallentuu automaattisesti projektiin. Valmis samana päivänä.5 min

  3. 3. Sopimuksen seuranta

    Ennen: Mitä sovittiinkaan tuntiveloituksesta? Avaa sopimus, etsi ehto. Riidoissa etsi paperia kaapista.15 min/tarkistus
    Jälkeen: Sopimusehdot linkitettyinä projektiin. Tuntihinnat, aikataulut ja ehdot näkyvillä kaikille tiimissä.0 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk
Projektiarkistointi ja referenssien ylläpito
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Päättyneet projektit arkistoon, referenssit tarjouksia varten — harvoin ajan tasalla

  1. 1. Projektin päättäminen

    Ennen: Projekti valmis. Kokoa dokumentit, pakkaa, arkistoi. Ota asiakaspalaute joskus kuukausien päästä.2 h/projekti
    Jälkeen: Päätä-painike: dokumentit arkistoituu, asiakaspalautekysely lähtee, projektin yhteenveto referensseihin.5 min

  2. 2. Referenssilistan ylläpito

    Ennen: Tarjousta varten tarvitaan referenssit. Kaiva vanhoista projekteista laajuus, kuvat, asiakkaan luvat. Käsin.2 h/tarjous
    Jälkeen: Referenssit luetteloituna automaattisesti: tyyppi, laajuus, kuvat, asiakasluvat. Valitse sopivat tarjoukseen.10 min

  3. 3. Vanhan projektin haku

    Ennen: 'Meillä oli samanlainen projekti 3 vuotta sitten.' Etsi, löydät joskus. Käytä pohjana tai tarjoukseen.30–60 min
    Jälkeen: Haku projektitietokannasta: vastaavat projektit tyypin, kokoluokan tai sijainnin mukaan. Dokumentit avattavissa suoraan.1 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk
Rakennusvalvonnan kommentit ja korjauskierrokset
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Rakennusvalvonta pyytää täydennyksiä ja korjauksia lupahakemuksiin, korjauskierrokset vievät aikaa

  1. 1. Kommenttien käsittely

    Ennen: Rakennusvalvonnan palaute tulee sähköpostilla: 6 kohtaa. Kuka vastaa mihin? Jaa tiimille, seuraa etenemistä käsin.1 h/palautepaketti
    Jälkeen: Palaute jäsennetään kohdiksi projektissa. Vastuuhenkilö per kohta, tila (avoin/ratkaistu), eräpäivä.15 min

  2. 2. Korjauksien toteutus

    Ennen: Suunnittelija korjaa piirustuksen, lähettää sähköpostilla: 'Korjattu.' Toinen suunnittelija tekee oman korjauksensa rinnalla. Ristiriita.— (virheriski)
    Jälkeen: Jokainen korjaus kirjataan kohtaan, piirustuksen uusi versio linkitetään. Muut näkevät mitä on tehty.0 min

  3. 3. Vastaus valvontaan

    Ennen: Kokoa vastaukset kaikista kohdista sähköpostiin, liitä korjatut piirustukset, lähetä. Seuraava kierros jos puuttuu jotain.1 h/vastauskierros
    Jälkeen: Vastausraportti generoituu kohdista: mitä korjattu, miten, missä piirustuksessa. Valvonta näkee selkeästi.10 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Automaatio ei korvaa suunnittelijan asiantuntemusta tai CAD-osaamista. Se poistaa ne rutiinit joihin niitä ei tarvita: versioiden etsintä, tuntien arvaaminen, aliurakoitsijoiden soittelu, laskujen käsin koonti. Suunnittelija keskittyy siihen mitä asiakas maksaa: suunnitteluun.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 5 tuntia viikossa säästettyä aikaa per suunnittelija + merkittävästi vähemmän versiovirheitä. 4 suunnittelijan toimistolla se tarkoittaa noin 14 300 euroa vuodessa säästöä. Tuntien kirjaustarkkuus nousee tyypillisesti 85 %:sta 97 %:iin.

Tyypillinen toteutus sisältää:

Piirustusten keskitetty versiohallinta ja jakelu QR-koodeilla — Automaattinen tuntikirjaus kalenterista ja asiakirjoista — Projektin reaaliaikainen budjettiseuranta — Lupahakemusten kokoaminen ja lähetys Lupapisteeseen — Aliurakoitsijoiden portaali — Sähköiset konsulttisopimukset KSE-ehdoilla — Asiakasportaali tilanneseurantaan.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Automaatiostartti — 500 € + alv

Alkukartoitus kiinteällä hinnalla. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiostartti →