Lakimiehen perjantai-iltapäivä kuluu usein samalla tavalla. Edessä on tyhjä Excel-taulukko ja viikon kalenteri. "Mitäs tällä viikolla oikein tein?" Puhelut, sähköpostit, tapaamiset. Tunnit arvioidaan muistin varassa, osa katoaa kokonaan.

Kun kuukausi vaihtuu, laskutuspäivä vie kaksi päivää. 120 avointa toimeksiantoa, neljä juristia, satoja tuntikirjauksia. Virheitä. Asiakkaiden valituksia. Ja maanantaina alkaa sama alusta.

Tunti on 150–400 euroa — ja se katoaa

Lakitoimiston liiketoiminta on tuntien myyntiä. Jokainen kadonnut tunti on kadonnutta liikevaihtoa. Tyypillisesti 10–15 % tunneista jää kirjaamatta tai kirjataan väärin, koska järjestelmä ei tue työtä — se vaatii erillisen vaiheen viikon päätteeksi.

Tyypillinen tilanne: Juristi tekee 30 tuntia viikossa laskutettavaa työtä. Perjantai-iltana hän muistaa kirjata 27. Kolme tuntia katoaa. Vuodessa se on 150 tuntia per juristi — noin 37 500 € menetettyä liikevaihtoa juristia kohti.

Näin tuntikirjaus ja asiakirjat hoituvat automaattisesti

Alla on 10 esimerkkiä lakitoimiston arjesta. Kolme ensimmäistä näyttävät kokonaisia prosesseja: asiakkaan alkukartoitus esteellisyystarkistuksineen, asiakirjojen kokoaminen vakiopohjista, tuntiseuranta ja laskutus. Seitsemän seuraavaa käsittelevät osa-alueita: sopimuspohjat, määräajat, asiakasviestintä, maksumuistutukset, arkistointi, GDPR ja oikeudenkäyntikulut.

Päävirrat
Asiakkaan alkukartoitus ja toimeksiantosopimus — Asianajotoimisto Linna & Kumppanit
~15 600 € / vuosi 6 h/vko → 1 h/vko

Perheoikeudellinen toimeksianto: avioeroasia, omaisuuden ositus. Alkukartoitus, esteellisyystarkistus, toimeksiantosopimus.

  1. 1. Ensiyhteydenotto

    Ennen: Asiakas soittaa ja kertoo tilanteensa puhelimessa. Lakimies kirjoittaa muistiinpanoja kesken toisen tapaamisen. Tiedot jäävät hajalle.20 min
    Jälkeen: Verkkolomake: perustiedot, asiatyyppi, lyhyt kuvaus, vastapuoli. Tiedot tulevat järjestelmään ennen puhelua.0 min

  2. 2. Esteellisyystarkistus

    Ennen: Onko toimistossa aiempi asiakassuhde vastapuolen kanssa? Käy läpi asiakasrekisteri käsin, kysy kollegoilta, toivo ettei löydy.30 min
    Jälkeen: Automaattinen esteellisyyshaku asiakasrekisteristä, aiemmista toimeksiannoista ja vastapuolista. Varoitus heti jos osuma.30 sek

  3. 3. Toimeksiantosopimus

    Ennen: Avaa Word-pohja, täytä asiakkaan tiedot käsin, muokkaa toimeksiannon laajuus, lisää hinnoittelu. Tulosta, allekirjoituta.45 min
    Jälkeen: Järjestelmä generoi toimeksiantosopimuksen asiakkaan tiedoilla ja valitulla hinnoittelumallilla. Asiakas allekirjoittaa sähköisesti.5 min

  4. 4. Asiakkuuden perustaminen

    Ennen: Luo asiakaskortti järjestelmään, luo asiakansio, lisää kalenteriin, ilmoita laskutukseen. Neljä eri paikkaa.20 min
    Jälkeen: Yksi painallus: asiakas, kansio, kalenterimerkinnät, laskutustiedot — kaikki luotu yhdellä kertaa toimeksiantosopimuksen pohjalta.0 min

  5. 5. Ensitapaamisen vahvistus

    Ennen: Soita asiakkaalle, sovi aika, lähetä ajo-ohjeet sähköpostilla, lähetä muistutus edellisenä päivänä.15 min
    Jälkeen: Asiakas varaa ajan itse kalenterista. Vahvistus, ajo-ohjeet, ennakkolukumateriaali ja muistutus lähtevät automaattisesti.0 min
Ennen: 6 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 15 600 € Takaisinmaksu: 3 vk
Asiakirjojen kokoaminen ja vakiopohjat — Savon Lakipalvelut Oy
~17 160 € / vuosi 7 h/vko → 1,5 h/vko

Kauppakirja asunto-osakkeesta: myyjä, ostaja, rahoitus, ehdot. Toistuva asiakirjatyyppi, manuaalinen kokoaminen.

  1. 1. Asiakirjapohjan haku

    Ennen: Etsi edellistä kauppakirjaa, jota voisi käyttää pohjana. Missä se oli? Word-kansiosta, toisen asiakkaan kansiosta, sähköpostista.15 min
    Jälkeen: Pohjat järjestelmässä aihealueittain: valitse 'Asunto-osakkeen kauppakirja', pohja avautuu täytettävänä lomakkeena.30 sek

  2. 2. Tietojen syöttö

    Ennen: Syötä osapuolet, kohteen tiedot, hinta, ehdot. Tarkista kolme kertaa että nimet, henkilötunnukset ja summat ovat oikein.40 min
    Jälkeen: Asiakkaan ja kohteen tiedot haetaan rekisteristä. Tarkastuslistat varmistavat että pakolliset kentät on täytetty. Summat ja yhteenlaskut automaattisesti.10 min

  3. 3. Tarkistus ja oikoluku

    Ennen: Lue koko asiakirja läpi. Virheitä: väärä henkilötunnus, pilkkuvirhe tunnelissa, vanha ehto joka jäi pohjasta.20 min
    Jälkeen: Järjestelmä tarkistaa automaattisesti: henkilötunnusten muodot, summien täsmäys, viittausten eheys. Varoitukset näkyviin.5 min

  4. 4. Allekirjoitus ja arkistointi

    Ennen: Tulosta kolmena kappaleena, lähetä postissa tai tuo toimistoon, allekirjoita, skannaa takaisin, arkistoi sekä paperi että PDF.30 min
    Jälkeen: Sähköinen allekirjoitus kaikille osapuolille. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu automaattisesti asiakkaan kansioon ja arkistoon.2 min
Ennen: 7 h/vko Jälkeen: 1,5 h/vko Vuosisäästö: 17 160 € Takaisinmaksu: 2 vk
Tuntiseuranta ja laskutus — Itä-Suomen Asianajotoimisto
~20 280 € / vuosi 8 h/vko → 1,5 h/vko

Neljä juristia, 120 avointa toimeksiantoa. Tunnit kirjataan muistin varassa perjantaisin, laskutus kuukauden alussa.

  1. 1. Tuntien kirjaus

    Ennen: Perjantai-iltapäivä. 'Mitäs tällä viikolla tein?' Selaa kalenteria, sähköposteja, muistiinpanoja. Arvaa loput. Tunteja katoaa.45 min/viikko/juristi
    Jälkeen: Ajastin käynnistyy asiakirjaa avattaessa. Puhelut, sähköpostit ja tapaamiset ehdotetaan automaattisesti toimeksiantoa vasten. Kuittaa tai muokkaa.5 min/viikko/juristi

  2. 2. Toimeksiantojen tuntitilanne

    Ennen: Ovatko jotkut toimeksiannot menossa yli arvion? Ei tietoa ennen kuin lasku menee ulos ja asiakas soittaa yllättyneenä.— (ei näkyvyyttä)
    Jälkeen: Reaaliaikainen näkymä: tuntibudjetti vs. käytetty, ennuste loppuun. Varoitus kun 80 % budjetista käytetty.0 min (jatkuva)

  3. 3. Laskun luonti

    Ennen: Kuukauden alku. Kokoa tunnit 120 toimeksiannosta, ryhmittele asiakkaittain, kirjoita selvitys jokaiselle, laske ALV, tulosta.2 päivää
    Jälkeen: Laskut generoituvat automaattisesti tuntikirjauksista asiakkaan sopimuksen mukaan (tunti/urakka/sekahinnoittelu). Tarkistus ja lähetys.2 tuntia

  4. 4. Asiakasraportointi

    Ennen: Asiakas: 'Mihin nuo tunnit oikein kuluivat?' Etsi kalenterista, sähköposteista, muistiinpanoista, kokoa selvitys käsin.30 min/kysely
    Jälkeen: Lasku sisältää eritellyn työselvityksen: päivämäärä, tehtävä, juristi, tunnit. Läpinäkyvyys vähentää kyselyjä.0 min
Ennen: 8 h/vko Jälkeen: 1,5 h/vko Vuosisäästö: 20 280 € Takaisinmaksu: 2 vk
Osa-alueet
Sopimuspohjien hallinta ja versiointi
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Toimistolla 40+ asiakirjapohjaa, käytössä eri versioita eri juristeilla, vanhentuneet ehdot jäävät elämään

  1. 1. Pohjien hallinta

    Ennen: Pohjat sijaitsevat verkkolevyllä, sähköpostissa ja juristien koneilla. Kukaan ei tiedä mikä on viimeisin versio.10 min (etsintä/pohja)
    Jälkeen: Keskitetty pohjakirjasto, versionhallinta, viimeisin aina oletuksena. Muutoshistoria näkyvissä.30 sek

  2. 2. Lakimuutosten vieminen pohjiin

    Ennen: Laki muuttuu. Pitäisi päivittää viittaukset kolmeen pohjaan. Päivitetään yksi, kaksi unohtuu. Vanhentunutta sisältöä asiakirjoissa.2 tuntia/muutos
    Jälkeen: Yhteiset tekstipalikat (esim. 'ALV-lauseke'): päivitys yhdessä paikassa vie muutoksen kaikkiin pohjiin.10 min/muutos

  3. 3. Muokkausten jäljitettävyys

    Ennen: Kuka muutti mitä ja milloin? Word-muutoshistoria on rajallinen, eri versioita lojuu kansioissa.— (ei jäljitettävyyttä)
    Jälkeen: Jokainen muutos kirjattu: kuka, mitä, milloin, miksi. Palautus aikaisempaan versioon yhdellä napilla.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Määräaikojen ja istuntojen seuranta
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Valitusajat, vastineiden määräajat, istuntopäivät — missattu määräaika on vakava virhe

  1. 1. Määräajan kirjaaminen

    Ennen: Tuomio saapuu. Valitusaika 30 päivää. Kirjoita paperikalenteriin, sähköiseen kalenteriin, tee muistilappu. Kolme paikkaa.10 min
    Jälkeen: Kirjaa toimeksiantoon 'valitusaika 30 pv tiedoksisaannista'. Järjestelmä laskee päivämäärän ja asettaa muistutukset automaattisesti.1 min

  2. 2. Lähestyvien määräaikojen seuranta

    Ennen: Mitä on tulossa ensi viikolla? Selaa kalenteria, kysy sihteeriltä, toivo ettet unohda mitään.20 min/viikko
    Jälkeen: Dashboard: kaikki määräajat 14 vrk sisällä listattuna. Punainen <3 pv, keltainen <7 pv. Vastuuhenkilö näkyvissä.0 min

  3. 3. Muistutukset ja eskalaatio

    Ennen: Juristi lomalla, määräaika lähestyy. Sähköposti jäi lukematta. Kukaan ei huomaa ennen kuin on myöhäistä.— (riski virheestä)
    Jälkeen: Muistutus 14/7/3/1 pv ennen. Jos vastuuhenkilö poissa, eskalaatio toiseen juristiin. Kuittaus pakollinen.0 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk
Asiakasviestintä ja tilannepäivitykset
~7 800 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Asiakkaat kysyvät jatkuvasti toimeksiannon tilannetta, juristi vastaa samaa kolmesti

  1. 1. Tilannekyselyihin vastaaminen

    Ennen: Asiakas soittaa: 'Mitä meidän asialle kuuluu?' Avaa kansio, muistele, kerro. Seuraava asiakas soittaa saman kysymyksen.15 min/kysely
    Jälkeen: Asiakasportaali: asiakas näkee toimeksiannon tilanteen, viimeisimmät tapahtumat ja seuraavat askeleet itse.0 min

  2. 2. Proaktiiviset tilannepäivitykset

    Ennen: Istunto pidetty, ei tule mieleen lähettää asiakkaalle yhteenvetoa. Asiakas soittaa kahden päivän päästä hermostuneena.— (luottamusvaje)
    Jälkeen: Automaattinen yhteenveto: 'Istunto pidetty 5.4. Seuraava käsittely 3.5. Jätimme vastineen.' Lähetetään heti.5 min

  3. 3. Dokumenttien jakaminen

    Ennen: Asiakas pyytää kopiota vastineesta. Etsi tiedosto, liitä sähköpostiin, lähetä, arkistoi lähetetty viesti.10 min
    Jälkeen: Asiakas noutaa asiakirjat portaalista itse. Tunnistautuminen pankkitunnuksilla, lokitiedot säilyvät automaattisesti.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 7 800 € Takaisinmaksu: 5 vk
Maksuhuomautukset ja perintä
~5 850 € / vuosi 2,5 h/vko → 0,25 h/vko

Osa asiakkaista maksaa laskut myöhässä, muistutusten hoito manuaalisesti vie toimistosihteerin aikaa

  1. 1. Erääntyneiden tunnistaminen

    Ennen: Laskujen seuranta kuukausittain: kuka ei ole maksanut? Excel, pankin tiliote, muistin varassa.1 h/viikko
    Jälkeen: Järjestelmä vertaa viitesuorituksia laskuihin. Erääntyneet näkyvät automaattisesti listalla.0 min

  2. 2. Muistutusten lähettäminen

    Ennen: Kirjoita muistutuskirje, liitä alkuperäinen lasku, lähetä sähköpostilla, kirjaa toimenpide asiakaskorttiin.10 min/asiakas
    Jälkeen: Automaattinen muistutusprosessi: 7 pv ystävällinen, 14 pv muistutus huomautusmaksuineen, 30 pv ilmoitus perintään.0 min

  3. 3. Perintään siirto

    Ennen: Päätä mitkä menevät perintään. Kokoa asiakirjat, lähetä perintäfirmaan, kirjaa käsin.30 min/tapaus
    Jälkeen: Yhdellä napilla perintään: järjestelmä lähettää tiedot perintäyhtiölle sähköisesti, kirjaus tapahtuu automaattisesti.2 min
Ennen: 2,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 5 850 € Takaisinmaksu: 5 vk
Arkistointi ja asiakirjojen haku
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Päättyneet toimeksiannot arkistoidaan, mutta asiakirjojen löytäminen kestää — asiakkaat palaavat vuosien jälkeen

  1. 1. Toimeksiannon arkistointi

    Ennen: Toimeksianto päättyy. Siirrä paperit arkistokaappiin, skannaa osa PDF:ksi, merkitse Exceliin.30 min/toimeksianto
    Jälkeen: Arkistointi yhdellä napilla: asiakirjat siirtyvät pitkäaikaistalletukseen, metatiedot (asiakas, asia, päättymispäivä, säilytysaika) tallentuvat.1 min

  2. 2. Vanhan asiakirjan haku

    Ennen: Asiakas: 'Teittekö vuonna 2019 meidän perunkirjoituksen?' Kellari, kaappi, kansio. Missä?30–60 min
    Jälkeen: Hae asiakkaan nimellä: kaikki toimeksiannot ja asiakirjat listassa, avattavissa suoraan. Pdf-tekstistä haku.30 sek

  3. 3. Säilytysaikojen valvonta

    Ennen: Lain vaatimat säilytysajat vaihtelevat. Milloin voi hävittää? Kukaan ei tiedä, siivotaan kaapit ylimalkaisesti.— (virheriski tai tilaongelma)
    Jälkeen: Järjestelmä seuraa säilytysaikaa asiakirjatyypeittäin. Ilmoitus kun aika täyttyy, suostumuksella automaattinen hävitys.0 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk
GDPR, luottamuksellisuus ja pääsynhallinta
~3 250 € / vuosi 1,5 h/vko → 0,25 h/vko

Luottamuksellisten asiakirjojen pääsynhallinta ja GDPR-velvoitteet manuaalisesti hoidettuna

  1. 1. Käyttöoikeuksien hallinta

    Ennen: Harjoittelija aloittaa, tarvitsee pääsyn tiettyihin toimeksiantoihin. IT-tuki, muistilaput, 'muistatko laittaa tämän auki'.30 min/tapaus
    Jälkeen: Roolipohjaiset oikeudet: harjoittelija näkee vain nimetyt toimeksiannot. Esteellisyydet eristetään automaattisesti.2 min

  2. 2. Tietosuojapyyntöjen käsittely

    Ennen: Asiakas pyytää kaikki hänestä tallennetut tiedot (GDPR). Etsi kansiot, sähköpostit, muistiinpanot. Käsin koottu paketti.4 tuntia/pyyntö
    Jälkeen: Järjestelmä kokoaa kaiken asiakkaaseen liittyvän datan yhdellä komennolla: asiakirjat, viestit, lokitiedot, laskutus.15 min

  3. 3. Lokitus ja seuranta

    Ennen: Kuka avasi mitä ja milloin? Tietosuojaloukkaustapauksessa ei voida todistaa. Pelkkä luottamus.— (ei lokitusta)
    Jälkeen: Jokainen asiakirjan avaus, tulostus ja lähetys kirjautuu lokiin. Tarkastus helppoa, GDPR-vaatimukset täyttyvät.0 min
Ennen: 1,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 3 250 € Takaisinmaksu: 7 vk
Oikeudenkäyntikulut ja vastapuolten laskutus
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Oikeudenkäyntikulujen kokoaminen ja korvauslaskelmien tekeminen manuaalisesti

  1. 1. Kulujen kerääminen

    Ennen: Tunnit, matkakulut, valmistelut, istuntopäivät — kerää jokaiselta juristilta, laske yhteen käsin.2 tuntia/tapaus
    Jälkeen: Kaikki toimeksiantoon liittyvät kulut kertyvät automaattisesti: tunnit, matkat, kulukorvaukset, päivärahat.0 min

  2. 2. Korvauslaskelman tekeminen

    Ennen: Excelissä: tunnit x hinta + matkat + kulut + ALV. Muotoile, tarkista, lähetä tuomioistuimelle PDF:nä.1 tunti
    Jälkeen: Korvauslaskelma generoituu automaattisesti järjestelmän keräämistä tiedoista tuomioistuimen vaatimassa muodossa.10 min

  3. 3. Vastapuolen laskutus päätöksen jälkeen

    Ennen: Päätös: vastapuoli korvaa oikeudenkäyntikulut. Tee uusi lasku käsin, seuraa maksua, muistuta, perinnä.45 min
    Jälkeen: Laskutus vastapuolelle korvauslaskelman pohjalta. Maksun seuranta ja muistutukset kuten muissakin laskuissa.5 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Automaatio ei korvaa juristin asiantuntemusta. Se poistaa ne tehtävät joihin sitä ei tarvita: tuntien arvaaminen perjantaisin, Word-pohjien kopioiminen, laskujen käsin koonti, asiakirjojen versioiden metsästys. Juristi keskittyy siihen mitä asiakas maksaa: juridiseen työhön.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 5 tuntia viikossa säästettyä aikaa per juristi + vähemmän kadonneita tunteja. 4 juristin toimistolla se tarkoittaa noin 15 600 euroa vuodessa säästöä ja lisälaskutusta. Tuntien kirjaustarkkuus nousee tyypillisesti 85 %:sta 97 %:iin.

Tyypillinen toteutus sisältää:

Automaattinen tuntiehdotus kalenterista ja asiakirjoista — Asiakirjapohjien keskitetty hallinta ja versiointi — Esteellisyystarkistus automaattisesti — Määräaikojen seuranta ja muistutukset — Laskut tuntikirjauksista eriteltyinä — Sähköiset allekirjoitukset — Asiakasportaali tilanneseurantaan.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Automaatiostartti — 500 € + alv

Alkukartoitus kiinteällä hinnalla. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiostartti →  ·  Automaatio lakitoimistoille — palvelusivu →