Kuljetusalan yrittäjän viikko päättyy tuttuun kuvaan. Perjantai-iltana pöydällä on pino paperisia ajopäiväkirjoja. Neljän kuljettajan käsialat, epäselvät kilometrilukemat ja puuttuvat tiedot. Edessä on parin tunnin urakka: tulkitse, syötä Exceliin, tarkista, laske, laskuta.

Laskut lähtevät asiakkaalle viikon myöhässä. Rahtikirjoja puuttuu. Ja maanantaina alkaa sama alusta.

Paperi on pullonkaula

Kuljetusala on paradoksaalisessa tilanteessa: tavara liikkuu tehokkaasti, mutta tieto liikkuu paperilla. Ajopäiväkirja, rahtikirja, tuntilista, matkakorvaukset — kaikki käsin. Virheiden riski on suuri ja laskutus myöhästyy systemaattisesti.

Tyypillinen tilanne: Kuljettaja kirjaa 35 toimitusta päivässä paperiseen rahtikirjaan. Kolme kappaletta jokaisesta. Vuodessa se on 26 000 paperia pelkästään rahtikirjoja. Arkistoitava 6 vuotta. Haettava käsin.

Näin ajopäiväkirja ja laskutus hoituvat automaattisesti

Alla on 10 esimerkkiä kuljetusalan arjesta. Kolme ensimmäistä näyttävät kokonaisia prosesseja: pakettikuljetus, muuttopalvelu ja sopimuslogistiikka. Seitsemän seuraavaa käsittelevät osa-alueita: reittisuunnittelu, polttoaineseuranta, ajoneuvon huolto, rahtikirjat, asiakasraportointi, kuormasuunnittelu ja kuljettajien palkkahallinto.

Päävirrat
Pakettikuljetus ja rahtikirjat — Savon Kuljetus Oy
~10 400 € / vuosi 5 h/vko → 1 h/vko

4 pakettiautoa, 30–40 toimitusta/päivä, paperinen ajopäiväkirja, manuaalinen laskutus

  1. 1. Ajon kirjaus

    Ennen: Kuljettaja kirjoittaa paperiseen ajopäiväkirjaan: päivämäärä, lähtöaika, reitti, kilometrit, asiakas, rahdin paino. Kynä hukkuu, kirjoitus tärähtelee.5 min/ajo
    Jälkeen: Digitaalinen kirjaus puhelimella: valitse asiakas, skannaa rahtikirja, GPS tallentaa reitin ja kilometrit automaattisesti.30 sek/ajo

  2. 2. Rahtikirja

    Ennen: Kolme kopion rahtikirja: yksi asiakkaalle, yksi kuljettajalle, yksi toimistolle. Käsinkirjoitettu, kopioituu huonosti. Joskus katoaa.3 min/toimitus
    Jälkeen: Digitaalinen rahtikirja: asiakas kuittaa puhelimella tai tabletilla. PDF-kopio kaikille osapuolille automaattisesti.30 sek

  3. 3. Päivän yhteenveto

    Ennen: Perjantai-iltana: 4 kuljettajan paperit pinossa. Tulkitse käsialoja, syötä Exceliin, tarkista kilometrit.2 tuntia/vko
    Jälkeen: Automaattinen yhteenveto: kaikki ajot, kilometrit, toimitukset, asiakkaat. Valmis tarkistettavaksi yhdellä näkymällä.10 min/vko (tarkistus)

  4. 4. Laskutus

    Ennen: Käy läpi ajopäiväkirjat, laske toimitukset per asiakas, tarkista hinnat sopimuksesta, kirjoita laskut. Usein viikko myöhässä.3 tuntia/vko
    Jälkeen: Lasku generoituu automaattisesti: toimitukset, kilometrit, lisäpalvelut. Asiakas saa laskun sovitun laskutusjakson jälkeen.15 min/vko (tarkistus)

  5. 5. Asiakasraportti

    Ennen: Sopimusasiakas kysyy: 'Montako toimitusta teitte meille tässä kuussa?' Kaiva paperit, laske, vastaa.30 min/kysely
    Jälkeen: Automaattinen kuukausiraportti sopimusasiakkaille: toimitukset, reitit, kustannukset, vertailu edelliseen kuuun.0 min
Ennen: 5 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 10 400 € Takaisinmaksu: 3 vk
Muuttokuljetukset — Kuopion Muuttopalvelu Oy
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Yksiön muutto Kuopiosta Siilinjärvelle, 2 muuttomiestä, arvioitu kesto 4h

  1. 1. Tarjouspyyntö

    Ennen: Asiakas soittaa: 'Paljonko yksiön muutto maksaa?' Kysele: montako huonetta, kerros, hissi, matka? Laske päässä.10 min
    Jälkeen: Verkkolomake: asunnon koko, kerros, hissi kyllä/ei, matka. Automaattinen hinta-arvio heti: 'Arviolta 420–540 €.'0 min

  2. 2. Varaus ja vahvistus

    Ennen: Soittele, sovi päivämäärä, kirjaa kalenteriin, lähetä vahvistus sähköpostilla. Ehkä.10 min
    Jälkeen: Asiakas varaa päivän suoraan kalenterista, saa vahvistuksen ja muuttotarkistuslistan automaattisesti.0 min

  3. 3. Muuttopäivä

    Ennen: Kuljettaja kirjaa aloitusajan, lopetusajan, kilometrit ruutupaperille. Asiakas allekirjoittaa.10 min
    Jälkeen: Digitaalinen kirjaus: aloitus/lopetus GPS-aikaleimalla, kilometrit automaattisesti, asiakas kuittaa puhelimella.1 min

  4. 4. Laskutus

    Ennen: Muuton jälkeen: laske tunnit × 60 € + km × 1,20 €, kirjoita lasku, lähetä. Viikko myöhässä.15 min + viive
    Jälkeen: Lasku generoituu heti muuton päättyessä: toteutuneet tunnit, kilometrit, mahdolliset lisäpalvelut. Asiakas saa laskun samana päivänä.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 4 vk
Sopimuslogistiikka — Itä-Suomen Logistiikka Oy
~13 000 € / vuosi 6 h/vko → 1 h/vko

Teollisuusasiakkaan päivittäiset reittikuljetukset, 8 kuorma-autoa, kiinteä kuukausisopimus + ylityöt

  1. 1. Päivittäinen reititys

    Ennen: Ajojärjestelijä suunnittelee aamulla: 12 noutoa, 18 toimitusta, 8 autoa. Excelissä tai paperilla. Muutokset kesken päivän puhelimella.45 min/aamu
    Jälkeen: Tilaukset tulevat järjestelmään automaattisesti. Reititys optimoidaan: lyhyimmät reitit, tasainen kuormitus autojen kesken.10 min (tarkistus)

  2. 2. Kuljettajien ohjaus

    Ennen: Soita jokaiselle kuljettajalle aamulla: 'Sinun reitilläsi on 4 noutoa ja 6 toimitusta. Aloita Tehdaskadulta.' Muutokset: uusi puhelu.5 min/kuljettaja
    Jälkeen: Kuljettaja näkee reitin puhelimessa: navigointi, nouto-/toimituspisteet, asiakkaan ohjeet. Muutokset päivittyvät reaaliajassa.0 min

  3. 3. Kuukausiraportti ja laskutus

    Ennen: Kuun lopussa: kerää kaikkien autojen ajopäiväkirjat, laske toteutuneet ajot, ylityöt, lisäkuljetukset. Vertaa sopimukseen.1 päivä/kk
    Jälkeen: Automaattinen kuukausiraportti: toteutuneet ajot, poikkeamat sopimuksesta, ylityöt. Lasku generoituu sopimuksen mukaan.30 min (tarkistus)
Ennen: 6 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 13 000 € Takaisinmaksu: 3 vk
Osa-alueet
Reittisuunnittelu ja optimointi
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

6 jakeluautoa, 80 toimituspistettä/päivä, reitit suunnitellaan kokemuksen perusteella

  1. 1. Reittien suunnittelu

    Ennen: Ajojärjestelijä: 'Pekka ajaa Kuopion keskustan, Jukka Siilinjärven, Matti Karttulan...' Kokemus ja vaisto. Ei optimointia.30 min/aamu
    Jälkeen: Algoritmi jakaa toimituspisteet autoille: lyhin kokonaisreitti, aikaikkunat huomioiden, kuormatilavuus tasapainossa.5 min (tarkistus)

  2. 2. Muutokset päivän aikana

    Ennen: Pikatilaus: 'Noudettava Tehdaskadulta heti!' Soita Pekalle: 'Ehditkö?' Muu reitti menee sekaisin.10 min/muutos
    Jälkeen: Lisää tilaus järjestelmään → automaattinen reititys lähimmälle autolle. Kuljettaja saa päivitetyn reitin puhelimeensa.1 min

  3. 3. Tehokkuusraportointi

    Ennen: Ajamme liikaa vai liian vähän? Millä autoilla on tyhjää kapasiteettia? Ei tietoa — fiilispohjaista.— (ei dataa)
    Jälkeen: Viikkoraportti: käyttöaste per auto, ajetut vs. optimaaliset kilometrit, turhat ajokilometrit. Dataan perustuva päätöksenteko.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 4 vk
Polttoaineseuranta ja kustannukset
~3 250 € / vuosi 1,5 h/vko → 0,25 h/vko

8 ajoneuvoa, polttoainekulut 4 500 €/kk, ei tarkkaa seurantaa per auto tai reitti

  1. 1. Tankkausten kirjaus

    Ennen: Kuljettaja tankkaa kortilla. Kuukauden lopussa: pino kuitteja, syötä Exceliin, tarkista onko kaikki. Puuttuva kuitti = mysteeritankkaus.1 tunti/kk
    Jälkeen: Tankkaukset kirjautuvat automaattisesti korttitapahtumista. Yhdistetään autoon ja reittiin. Ei puuttuvia kuitteja.0 min

  2. 2. Kulutusanalyysi

    Ennen: Auto #3 kuluttaa paljon vai vähän? Ei tietoa. Kaikki autot samassa nipussa. Ongelmat näkyvät vasta kun kokonaiskulu nousee.— (ei seurantaa)
    Jälkeen: Autokohtainen kulutus: l/100km, trendi, vertailu muihin. Poikkeama hälyttää: 'Auto #3 kulutus noussut 15 % — tarkista.'5 min/vko

  3. 3. Kustannukset per asiakas

    Ennen: Sopimusasiakas: 'Paljonko meidän kuljetukset oikeasti maksavat teille?' Hyvä kysymys. Ei tietoa.— (ei kohdistusta)
    Jälkeen: Polttoainekulu kohdistuu automaattisesti reitin ja asiakkaan mukaan. Asiakaskohtainen kannattavuus näkyy heti.0 min
Ennen: 1,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 3 250 € Takaisinmaksu: 8 vk
Ajoneuvon huolto- ja katsastusseuranta
~2 210 € / vuosi 1 h/vko → 0,15 h/vko

12 ajoneuvoa, huoltovälit, katsastukset, rengaskausi, vakuutukset — kaikki kalenterissa tai päässä

  1. 1. Huoltomuistutukset

    Ennen: Öljynvaihto 20 000 km välein. Katsastus kerran vuodessa. Renkaat syksyllä ja keväällä. 12 autoa. Muistatko kaikki?— (unohdusriski)
    Jälkeen: Automaattinen seuranta: ilmoitus 1 000 km ennen huoltoa, 1 kk ennen katsastusta, 2 vko ennen rengaskautta.0 min

  2. 2. Huollon ajanvaraus

    Ennen: Soita korjaamolle, kysy aikoja, sovi, kirjaa kalenteriin, muista varata vara-auto.15 min/huolto
    Jälkeen: Muistutuksesta suoraan korjaamon ajanvaraukseen. Vara-auton tarve lasketaan reittisuunnitelmasta.3 min

  3. 3. Huoltohistoria ja kustannukset

    Ennen: Auto #7 hajosi. Kuinka paljon siihen on laitettu rahaa viime vuonna? Kaiva laskuja mapista.30 min
    Jälkeen: Autokohtainen huoltohistoria: kaikki toimenpiteet, kustannukset, trendit. Näet heti kannattaako korjata vai vaihtaa.1 min
Ennen: 1 h/vko Jälkeen: 0,15 h/vko Vuosisäästö: 2 210 € Takaisinmaksu: 12 vk
Digitaaliset rahtikirjat
~9 100 € / vuosi 4 h/vko → 0,5 h/vko

40 rahtikirjaa/päivä, kolme kopiota jokaisesta, arkistointi 6 vuotta

  1. 1. Rahtikirjan täyttö

    Ennen: Kuljettaja täyttää monisivuisen rahtikirjan: lähettäjä, vastaanottaja, tavaran kuvaus, paino, kollit. Käsin. Autossa. Talvella hanskat kädessä.5 min/kirja
    Jälkeen: Vakioasiakkaan tiedot esitäytettyinä. Kuljettaja lisää kollit ja painon, skannaa viivakoodin. Valmis.30 sek

  2. 2. Asiakkaan kuittaus

    Ennen: Vastaanottaja allekirjoittaa kolmannen kopion. Kynä ei toimi, paperi on märkä. Kopio on lukukelvoton.2 min
    Jälkeen: Vastaanottaja kuittaa tabletilla tai omalla puhelimellaan. Aikaleima ja sijaintitiedot tallentuvat automaattisesti.15 sek

  3. 3. Arkistointi ja haku

    Ennen: 40 rahtikirjaa/päivä × 250 työpäivää = 10 000 paperia vuodessa. Arkistointia 6 vuotta. Haku: 'Etsi Virtasen lähetys elokuulta 2024.'20 min/haku
    Jälkeen: Digitaalinen arkisto: hae asiakkaan, päivämäärän, viivakoodin tai sisällön perusteella. Löytyy sekunneissa.10 sek
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 9 100 € Takaisinmaksu: 3 vk
Asiakasraportointi ja SLA-seuranta
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Sopimusasiakkaiden palvelutasoseuranta: toimitusajat, reklamaatiot, kuukausiraportit

  1. 1. Toimitusaikojen seuranta

    Ennen: Sopimus lupaa toimituksen 24h sisällä. Toteutuuko? Kukaan ei seuraa systemaattisesti. Reklamaatio paljastaa ongelman.— (ei seurantaa)
    Jälkeen: Automaattinen SLA-mittaus: joka toimituksen toteutunut aika vs. luvattu. Poikkeamat näkyvät heti. Ilmoitus jos trendi huolestuttava.0 min

  2. 2. Kuukausiraportti asiakkaalle

    Ennen: Asiakas pyytää kuukausiraporttia: toimitukset, reklamaatiot, SLA-toteutuma. Kaiva data, tee Excel-raportti, muotoile, lähetä.2 tuntia/asiakas/kk
    Jälkeen: Automaattinen raportti: toimitukset, SLA-%, poikkeamat, trendit. Lähtee automaattisesti kuun lopussa.10 min (kommentointi)

  3. 3. Reklamaatioiden käsittely

    Ennen: 'Paketti tuli rikkinäisenä.' Selvitä kuka kuljetti, milloin, miten. Kaiva rahtikirja, kysy kuljettajalta. Viikkoja.1 tunti/reklamaatio
    Jälkeen: Reklamaatio kirjataan: toimituksen tiedot tulevat automaattisesti. Kuljettajan raportti, kuittaustiedot, GPS-data yhdellä näkymällä.15 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 5 vk
Kuormasuunnittelu ja kapasiteetin hallinta
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Puoliperävaunuyhdistelmät, kapasiteetin optimointi — vajaakuormia liikaa

  1. 1. Kuorman suunnittelu

    Ennen: Ajojärjestelijä: 'Tuonne mahtuu vielä 3 lavaa. Kenen tavaraa voisi yhdistää?' Soita asiakkaille, kysy, yritä.20 min/kuorma
    Jälkeen: Järjestelmä näyttää vapaan kapasiteetin per reitti. Ehdottaa yhdistelmiä: 'Reitti Kuopio-Joensuu: 40 % vapaata. Asiakas X:llä odottava lähetys.'3 min

  2. 2. Paluukuormat

    Ennen: Auto ajaa Joensuuhun täytenä, palaa tyhjänä. Onko Joensuussa jotain noudettavaa? Ehkä. Jos muistaa kysyä.— (menetetty tuotto)
    Jälkeen: Automaattinen paluukuormien haku: 'Joensuussa odottaa 2 lähetystä Kuopioon. Noudettavissa 14:00 jälkeen.'2 min

  3. 3. Kapasiteettiraportti

    Ennen: Tarvitaanko lisää autoja? Pitäisikö vähentää? Ei tietoa todellisesta käyttöasteesta.— (tuntuma-arvio)
    Jälkeen: Viikkoraportti: käyttöaste per auto, tyhjien kilometrien osuus, optimointipotentiaali euroissa.0 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk
Kuljettajien työaikaseuranta ja palkkahallinto
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

8 kuljettajaa, ajo- ja lepoaikarajoitukset, ylityölaskelmat, atk-päivärahat

  1. 1. Työaikakirjaus

    Ennen: Kuljettajat kirjaavat tunnit paperille tai WhatsApp-ryhmään. 'Ma 10h, Ti 9h, Ke 11h.' Ylityöt lasketaan kuun lopussa.— (epäluotettava)
    Jälkeen: Automaattinen kirjaus GPS-datan perusteella: aloitus, lopetus, tauot, ajoaika. Ajo- ja lepoaikarajoitukset näkyvät reaaliajassa.0 min

  2. 2. Päivärahat ja matkakorvaukset

    Ennen: Kuljettaja tekee matkalaskun: 'Olin yön Joensuussa, söin lounaalla 12,50 €, parkkimaksu 8 €.' Liitä kuitit. Tarkista tilitoimistossa.30 min/kuljettaja/kk
    Jälkeen: Päivärahat lasketaan automaattisesti GPS-datan ja verottajan ohjeiden mukaan: kotimaan päiväraha, ateriakorvaus.5 min (tarkistus)

  3. 3. Palkkahallinto

    Ennen: Kuun lopussa: kerää kaikkien tunnit, laske ylityöt, yötyölisät, viikonloppulisät. Syötä palkka-ohjelmaan. Virheet tyypillisiä.2 tuntia/kk
    Jälkeen: Palkkalaskelma generoituu automaattisesti: peruspalkka, ylityöt, lisät, päivärahat. Valmis tilitoimistolle.15 min (tarkistus)
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 6 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Digitaalinen ajopäiväkirja ei tarkoita monimutkaista järjestelmää. Se tarkoittaa, että kuljettaja tekee puhelimella saman kirjauksen kuin ennen paperille — mutta tieto menee suoraan järjestelmään, GPS hoitaa kilometrit ja lasku generoituu automaattisesti.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 4 tuntia viikossa säästettyä aikaa. 4 auton kuljetusyrityksessä se tarkoittaa noin 10 400 euroa vuodessa. Laskut lähtevät ajallaan, rahtikirjat ovat aina tallessa ja kannattavuus per asiakas on selvillä.

Tyypillinen toteutus sisältää:

Digitaalinen ajokirjaus puhelimella — GPS-kilometrit automaattisesti — Digitaaliset rahtikirjat — Automaattinen laskutus ajokirjauksista — Kuljettajien tuntiseuranta — Asiakaskohtainen raportointi.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiostartti alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Automaatiostartti — 500 € + alv

Alkukartoitus kiinteällä hinnalla. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiostartti →  ·  Automaatio logistiikkaan — palvelusivu →