VPN oli unohtunut toimittajamigraatiosta, ja vanha palvelin sammuisi kahdessa viikossa. Vaihto valmistui seuraavan viikon tiistaina. Se ei ollut tekninen temppu vaan logistiikkaa ja viestintää, jotka olivat samoissa käsissä.
Viisi vuotta sitten olin töissä Melassa, ja talo oli keskellä isoa migraatiota IBM:ltä Tietoevrylle. Maanantaina tuli tieto, että VPN pitää vaihtaa. Se ei ollut kenenkään listalla. Vanha VPN-palvelin sammutettaisiin kahden viikon päästä, ja siihen asti sen varassa oli 220 työntekijän ja 100 ulkoisen konsultin yhteys liiketoimintakriittisiin järjestelmiin.
Oli korona-aika. Käytännössä jokainen istui kotona VPN:n päässä.
Miksi se unohtui
Toimittajamigraatiossa on satoja rivejä: palvelimia, sovelluksia, integraatioita, sopimuksia. Listat tehdään siitä, mitä toimittaja toimittaa. VPN on siinä mielessä hankala, että se ei ole kenenkään järjestelmä. Se on putki, jonka läpi muut järjestelmät näkyvät. Vanha toimittaja ei sitä enää laske omakseen, uusi ei vielä, ja talon sisällä se on "toimittajan juttu".
Tällainen riippuvuus ei unohdu huolimattomuudesta. Se unohtuu, koska se ei kuulu kenellekään. Se on migraation normaali tila, ei poikkeus, ja siksi siihen kannattaa varautua joka kerta.
Kun asia nousi esiin, tarjouduin tekemään sen. Minulla oli silloin SCCM hallussa, eli pystyin rakentamaan ohjelmistojakelun ja testaamaan sen itse. Se ratkaisi aikataulun, ennen kuin aikataulua oli edes piirretty.
Mitä olisi tapahtunut
Jos vaihto olisi myöhästynyt, 320 ihmisen etätyö olisi pysähtynyt sinä päivänä, kun vanha palvelin sammui. Jos asennus olisi epäonnistunut koneella, IT-tuki olisi kyllä päässyt koneelle, mutta uusi VPN-ohjelma olisi pitänyt käydä asentamassa yksi kone kerrallaan. 320 koneella se ei mahdu kahteen viikkoon.
Kumpikaan ei ollut vaihtoehto. Siksi pelkkä nopea paketti ei riittänyt. Piti tietää, mitä jokaisella koneella tapahtuu, ja käyttäjän piti tietää se ennen kuin se tapahtui.
Mitä tein
Asennuspaketti oli ensimmäinen asia, mutta sen muoto ratkesi käyttäjien tilanteesta. Uuden VPN-ohjelman asennus katkaisee vanhan VPN-yhteyden. Jos paketti olisi jaettu suoraan verkon yli, asennus olisi katkaissut oman yhteytensä kesken ja jättänyt koneen puolivalmiiksi. Jakelu tehtiin siis kahdessa vaiheessa: paketti kopioitui ensin koneelle kokonaan, ja asennus käynnistyi vasta sitten paikallisesti. Katko tuli, mutta se ei enää katkaissut mitään keskeneräistä.
Kirjoitin ohjeet uuden ohjelman käyttöön. Lyhyet, kuvalliset, yhden sivun mittaiset. Käyttäjä ei tarvinnut tietoa migraatiosta, hän tarvitsi tiedon siitä, mitä klikata huomenna aamulla.
Sitten käyttöönotto ryhmä kerrallaan. Ensin oma koneeni. Sitten IT-tuki, jotta he olivat nähneet koko asennuksen ennen kuin yksikään käyttäjä soitti. Sitten tietohallinto. Sitten johtajat. Vasta sitten loput henkilöstöstä. Jokainen ryhmä testasi paketin ja ohjeen seuraavaa, laajempaa ryhmää varten, ja jokaisen ryhmän jälkeen oli mahdollista korjata jotain ennen kuin se kertautui.
Samalla seurasin konekohtaisesti, mille koneille uusi VPN oli asentunut ja mille ei. Lista kertoi joka aamu, keiden luokse IT-tuen piti vielä mennä, eikä kenenkään tarvinnut arvata tai kysellä.
Viestintä alkoi ennen ensimmäistäkään asennusta ja toistui moneen kertaan intrassa ja sähköpostissa, sekä henkilöstölle että ulkoisille konsulteille: kohta tulee muutos, tämä se on ja tätä se sinulle tarkoittaa. Ennen oman ryhmänsä vuoroa jokainen sai vielä tarkemman viestin: näinä päivinä uusi VPN lähtee asentumaan koneellesi. Jossain vaiheessa tulee lyhyt VPN-katko. Tavalliset yhteydet, kuten Teams, toimivat sen ajan. Kun katko on ohi, uusi VPN on asennettu, ja liitteenä on ohje, josta näet, miten sitä käytetään.
Toisto teki katkosta odotetun. Odotettu katko ei ole häiriö vaan vahvistus siitä, että asia etenee niin kuin sanottiin.
Sata ulkoista konsulttia eivät olleet talon koneilla, joten heitä ei voinut jaella. Heille tein oman jakelun ja oman ohjeen: paikka, josta paketin kävi hakemassa, ja ohje, jolla sen asensi itse. Sama paketti, eri reitti.
Muutama ihminen oli lomalla tai äitiyslomalla, eikä heidän koneensa ollut päällä jakelun aikana. Heille tein IT-tuelle yksinkertaisen ohjeen: ota etäyhteys koneelle, kopioi paketti, aja asennus, käy ohje läpi käyttäjän kanssa. Poikkeukset hoidettiin samalla paketilla ja samalla ohjeella, ei erikseen keksimällä.
Lopputulos
Tieto tuli maanantaina. Seuraavan viikon tiistaina viimeinenkin kone oli vaihdettu, viikko ennen vanhan palvelimen sammutusta.
320 käyttäjää. Nolla katkosta liiketoimintakriittisiin järjestelmiin.
Miksi se onnistui seitsemässä päivässä
Ei siksi, että tekniikka olisi ollut erityisen vaikeaa. VPN-ohjelman asentaminen on asennus siinä missä muutkin. Aika säästyi muualta.
Tavallisesti tämä on neljän tai viiden ihmisen työtä. Yksi tekee paketin, toinen testaa, kolmas kirjoittaa ohjeen, neljäs hoitaa viestinnän ja viides sovittaa aikataulun. Jokaisen välissä on luovutus, ja jokainen luovutus on odotus: palaveri, sähköposti, "katson huomenna". Kahden viikon projektissa luovutukset syövät ajan, eivät tekemiset.
Tässä se meni näin. Paketintekijä sai paketin valmiiksi ja toimitti sen testaajalle, joka oli hän itse. Testaaja huomasi, että asennus katkaisee VPN:n kesken, ja kertoi siitä ohjeen kirjoittajalle, joka tiesi sen jo, koska istui samalla penkillä. Viestinnästä vastaava sai tiedon asennuksen käyttäytymisestä samalla hetkellä kuin se selvisi, ja aikatauluttaja hyväksyi asennusjärjestyksen, IT-tuki ensin ja muu henkilöstö viimeisenä, ilman palaveria. Viisi roolia, yksi penkki, nolla sähköpostia ja Teams-kokousta roolien välillä.
Siksi seitsemän työpäivää riitti siihen, mihin monen ihmisen ketjulle riittäisi kuukausi, ja sekin juuri ja juuri. Nopea muutos ei synny painamalla kovempaa vaan poistamalla kohdat, joissa odotetaan. Se vaatii tekijän, joka hallitsee ketjun kaikki osat itse, ja IT-alan projekteissa sellainen on harvinaisempi kuin pitäisi.